Laa transformación digital de las empresas supone un cambio radical en la forma de trabajar. Todas las compañías manejan a diario documentos que necesitan ser firmados y que si se gestionan de forma física suponen procesos muy largos de validación. En este post te contamos cómo puedes mejorar estos procesos y qué es y para qué sirve la firma electrónica.

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica es la versión digital de la firma física de un documento e indica la voluntad de una persona de aceptar el contenido de un documento o de una serie de datos.

Según el artículo 3 del Reglamento 910/2014 de la Unión Europea (conocido como Reglamento eIDAS) la firma electrónica son los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar.

Los elementos más importantes de la firma electrónica son los siguientes:

  • Que exista una seguridad de manera que ni la firma ni el documento firmado pueden ser alterados y se garantice que es el original.
  • Que se identifique de forma inequívoca al firmante. La firma electrónica aporta la certeza de que la persona o empresa que envía el documento es quién dice ser y que no existe una suplantación de identidad.
  • Que no se pueda rechazar la autenticidad de la firma. Como consecuencia de la seguridad que aporta la firma electrónica, el firmante no puede decir posteriormente que no fue él quien firmó.

¿Para qué sirve la firma electrónica?

La firma electrónica tiene multitud de usos que pueden ayudar a las empresas a agilizar sus procesos. Algunos de los usos más comunes son los siguientes:

  • Firma de contratos. Por ejemplo, se pueden firmar contratos de trabajo, contratos con proveedores y contratos de compraventa de productos y servicios con proveedores. Con la firma electrónica se evita que los firmantes del contrato tengan que imprimir el contrato, firmarlo, escanearlo y enviarlo a la otra parte para que haga lo mismo.
  • Autorización para la prestación de servicios. Por ejemplo, las compañías de telecomunicaciones pueden lograr que sus clientes firmen los contratos para la prestación de servicios por medios electrónicos de manera que el servicio se comience a prestar antes y el cliente quede más satisfecho.
  • Firmas de documentos y contratos laborales. Uno de los departamentos de las empresas que más se puede beneficiar del uso de la firma electrónica es el de recursos humanos. En este sentido, estos departamentos pueden utilizar la firma electrónica para, entre otros, para los siguientes documentos:
    • Ofertas de trabajo
    • Contratos de trabajo con los empleados.
    • Acuerdos de confidencialidad y de protección de datos.
    • Autorización de vacaciones.
  • Firma de contratos con proveedores de la empresa. Todas las empresas tienen numerosos proveedores de productos y servicios (informática, gestoría, abogados etc.) y darán una imagen más innovadora, además de una mayor agilidad a todos los trámites con la firma electrónica de contratos.

¿Para qué sirve la firma electrónica en los trámites con las Administraciones Públicas?

Además de los documentos y gestiones mencionados en el apartado anterior, la firma electrónica se utiliza en multitud de trámites con las administraciones públicas como los siguientes:

  • Solicitud de certificados (fe de vida laboral, certificado de jubilación o certificado de antecedentes penales).
  • Trámites con el Registro Civil (solicitud de certificado de nacimiento).
  • Notificaciones electrónicas con la Seguridad Social (altas y bajas de trabajadores en la Seguridad Social).
  • Comunicaciones con Hacienda (presentación de impuestos, notificaciones).
  • Solicitud de subvenciones y ayudas públicas.
  • Notificaciones con órganos judiciales, presentación de demandas etc.

Ventajas de la firma electrónica para tu empresa

La firma electrónica puede aportar ventajas a tu empresa como las siguientes:

  • Reducción de gastos. Tal y como decíamos antes, una firma física de un documento supone imprimirlo y enviarlo por parte de cada uno de los firmantes, por lo que se gastan papel, tinta y otros recursos. La firma electrónica elimina todos esos gastos.
  • Aumento de la seguridad. La firma electrónica vincula a quien firma el documento desde un punto de vista legal y es totalmente válida. En este sentido, el artículo 25 del reglamento eIDAS establece que:
    • No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una forma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada.
    • Una firma electrónica cualificada tendrá un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita.
    • Una firma electrónica cualificada basada en un certificado cualificado emitido por un Estado miembro será reconocida como una firma electrónica cualificada en todos los demás Estados miembros.
  • Ahorro de tiempo. La firma electrónica reduce las gestiones y, por lo tanto, el tiempo que se invierte en el proceso de firma de un documento, que se agiliza.
  • Contribuye a la sostenibilidad. Se reduce el uso de recursos como el papel, por lo que la empresa que utiliza la firma electrónica se convierte en una compañía más sostenible.
  • Mejora la satisfacción. Los clientes, empleados y proveedores estarán más satisfechos y mejorará la reputación de la empresa.

Tal y como has visto, la firma electrónica tiene multitud de utilidades y su uso permite aportar numerosos beneficios a las empresas que quieran apostar por la transformación digital de sus negocios.

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