¿Quieres mantener la salud económica de tu empresa y optimizar tus recursos? Los empresarios son cada vez más conscientes de que la mejora de la economía de su empresa requiere la transformación digital del negocio, pero que esta no solo supone tener una página web o varios perfiles en redes sociales, sino que se debe hacer un auténtico cambio de cultura organizacional para que la transformación sea efectiva. En este sentido la firma electrónica de documentos se ha convertido en un elemento fundamental, tal y como demuestra el aumento del uso de este tipo de firma de más del 600% entre diciembre de 2019 y diciembre de 2020 según los datos de Click&Sign.

A pesar del aumento del uso de la firma electrónica todavía siguen surgiendo dudas en cuanto a los documentos para los que se puede utilizar la firma electrónica. En este post analizamos todos los usos.

Documentos para los que se puede utilizar la firma electrónica

Firmar un documento de cualquier tipo nunca había sido tan fácil: sin necesidad de traslados, uso de coche, consumo de gasolina, uso de impresora y de tinta. La firma electrónica solo necesita algunos clicks y el documento se firmará en segundos. Estos son los documentos que se pueden firmar:

En el departamento de ventas o de compras. En el departamento de ventas se utilizan numerosos documentos que se pueden firmar electrónicamente, por ejemplo: órdenes de compra para adquirir productos o servicios a proveedores externos, contratos de compraventa de productos o servicios a clientes, facturas, que también se pueden realizar y firmar de forma electrónica, recibos de mercancías o albaranes de entrega, ofertas de productos y servicios a clientes y presupuestos, entre otros.

En el departamento de recursos humanos. Este departamento controla toda la plantilla de la empresa por lo que podrá utilizar la firma electrónica para firmar documentos como: contratos de trabajo, acuerdos de confidencialidad, ofertas de trabajo, nóminas, recibos de nóminas, cartas a empleados (amonestaciones, despidos) y solicitud de vacaciones, entre otros.

En el departamento financiero. El departamento financiero suele ser uno de los pilares de las empresas y su agilidad es fundamental. En este sentido, puede utilizar la firma electrónica para documentos como: órdenes de pago, contratos de líneas de crédito o de financiación, facturas, cartas a bancos, empleados, clientes o proveedores, entre otros.

En el departamento legal. El departamento legal es uno de los que más utiliza la firma de documentos, por ejemplo, los relativos a la protección de datos, confidencialidad, cartas de reclamación por facturas impagadas, demandas, contratos, documentos mercantiles (actas, acuerdos, etc.).

En el departamento de marketing. Se suelen firmar contratos con proveedores, acuerdos con otras empresas, comunicados, presupuestos y ofertas, entre otros documentos. Todos ellos se pueden firmar con firma electrónica.

En el departamento técnico. Es un departamento que necesita, por ejemplo, cambiar cada cierto tiempo el material que utiliza tanto se software como de hardware. Se trata de inversiones cuantiosas que necesitan la autorización de la dirección de la empresa y para la gestión de esa autorización la firma electrónica puede agilizar mucho el proceso.

En la dirección de la empresa. Los directivos de las empresas deben firmar numerosos documentos cada día provenientes de todos los departamentos de la compañía, por ejemplo, contratos de trabajo, autorizaciones de pagos, contratos con proveedores, contratos de alquiler de oficinas o naves, etc. Todos esos documentos se pueden firmar con firma electrónica.

En entidades bancarias. La firma electrónica se puede utilizar por parte de los bancos para la apertura de una cuenta bancaria digital, firma de préstamos, hipotecas, contratos de tarjetas de crédito o débito, etc.

En agencias inmobiliarias. En las agencias inmobiliarias se firman multitud de documentos tanto a nivel interno como en las operaciones que se realizan con los clientes, por lo tanto, los departamentos financieros o de recursos humanos firman con la firma electrónica los documentos que hemos detallado y la agencia también podrá poner a disposición de sus clientes, para que firmen con firma electrónica: contratos de alquiler de locales, naves, oficinas o viviendas, contratos de compraventa de todo tipo de inmuebles, contrato de arras, opción de compra, etc.

¿Es válida la firma electrónica de documentos?

La firma electrónica de documentos es totalmente válida en numerosos países. A nivel europeo está reconocida por el Reglamento eIDAS que establece tres tipos de firma electrónica (simple, avanzada y cualificada) y que regula los requisitos que debe reunir para que aporte seguridad en las transacciones.

Tal y como has visto la firma electrónica de documentos puede ser la clave para que tu empresa se transforme y cambie la forma en la que hacéis las cosas de manera que se actualicen y agilicen los procesos, se simplifiquen las gestiones y se reduzca el tiempo que se invierte en cada trámite.