¿Sabes que para producir una tonelada de papel se necesitan 15 árboles y que un solo árbol proporciona oxígeno para que respiren tres personas al día? Son razones más que suficientes para limitar o eliminar el uso del papel en las empresas. La transformación digital, además de ser una necesidad para que las organizaciones sean competitivas, está contribuyendo también al impulso de la responsabilidad social corporativa (RSC) y al cuidado del medioambiente. En este sentido muchas empresas están apostando por el papel cero, para cuidar el entorno natural y ser más sostenibles. En este post te contamos cómo contribuye la firma electrónica a la eliminación del papel en las empresas.

Cuando pensamos en la relación de las empresas y el medioambiente suele venirnos a la mente la imagen de una gran industria que expulsa una nube de humo por una chimenea, sin embargo, todas las empresas pueden tener efectos negativos en el entorno natural con el uso de papel, de combustible o de energía.

¿Por qué es importante eliminar el uso de papel?

Según el Informe de Ahorros de la Factura Electrónica de Ametic el ahorro estimado de emisión de una factura electrónica es del 63% respecto al coste de la factura en papel. El ahorro de papel supone un compromiso con el medioambiente por parte de las empresas puesto que se ahorra energía, agua y se protegen los árboles, lo vemos con los siguientes datos:

– La producción de una sola tonelada de papel supone la tala de 15 árboles, según datos de la web aprender.org.

– Para producir una tonelada de papel se utilizan entre 150.000 y 200.000 litros de agua y para un paquete de 500 folios virgen 130,6 litros de agua (datos de la Fundación Canal).

– Para fabricar una tonelada de papel se emplean 7.000 kilowatios/hora (datos de la Fundación Canal).

Además de todo lo anterior, la fabricación de papel supone la emisión de CO2 como consecuencia de la energía que se debe utilizar para convertir la celulosa en papel, la generación de residuos durante el proceso y el consumo de gasolina para el transporte.

Es evidente, por lo tanto, que la elaboración de papel debe reducirse si queremos cuidar el entorno natural y apostar por la sostenibilidad.

¿Cómo contribuye la firma electrónica al papel cero?

Imagina que tienes que firmar un contrato que tiene unas 15 páginas y que los tenéis que firmar tres partes contratantes. Si utilizas el método tradicional, imprimirás tres copias (45 páginas, y si hay que hacer cambios muchas más), os tendréis que desplazar para firmar (usando el coche u otro medio de transporte que utiliza gasolina o electricidad) y firmaréis utilizando tinta.

Con la firma de electrónica evitarás:

– Imprimir documentos tanto iniciales como copias, anexos o documentos modificados si se realizan cambios en un contrato, por ejemplo.

– Tener que desplazarte para firmar.

– Archivar documentos en papel que ocuparán espacio en tu oficina.

– Invertir tiempo en gestionar los documentos en papel o en buscarlos cuando los necesites.

– El coste que supone el mantenimiento de los equipos de impresión y el gasto de compra de los toners.

Claves para lograr el objetivo del papel cero en tu empresa

Si quieres que tu empresa contribuya al cuidado del medioambiente mediante la eliminación del papel puedes tomar las siguientes medidas:

– Realiza una auditoría de los procesos de tu empresa para averiguar en cuáles se utiliza todavía papel.

– Determina los objetivos a conseguir y el tiempo para ello.

Comunica a tu equipo los objetivos marcados y las medidas que vas a implementar, de esa manera encontrarás una menor resistencia al cambio y podrás evidenciar las ventajas del papel cero.

– Implanta las medidas necesarias:

o Digitalizar documentos originales para poder archivarlos correctamente en digital de manera que sean fáciles de encontrar.

o Utilizar el correo electrónico certificado para las comunicaciones fehacientes en lugar del burofax u otro medio.

o Usar la firma electrónica para firmar documentos como contratos con clientes, proveedores o trabajadores, documentos de confidencialidad, ofertas, presupuestos, etc.

o Implantar el ticket digital.

o Apostar por el almacenamiento en la nube de manera que cualquier persona de la empresa pueda acceder a los documentos en cualquier momento y lugar.

o Forma a tu equipo en la cultura papel cero.

o Si, en algún momento, necesitas utilizar papel elige el papel reciclado.

– Realiza un seguimiento. Junto con todo lo anterior, es necesario realizar un seguimiento periódico para verificar que todas las medidas que se han adoptado permiten alcanzar los objetivos fijados y, en caso contrario, hacer modificaciones.

Con la digitalización de los documentos y de los procesos de firma y de comunicaciones, harás que tu empresa innove y transmita una imagen de empresa concienciada y responsable con el medioambiente. Además, incrementarás la productividad y la satisfacción de tus clientes y trabajadores.