La evolución tecnológica ha supuesto que la forma en que se firman los documentos con los trabajadores haya cambiado. Los departamentos de recursos humanos se han digitalizado y muchos documentos laborales como nóminas, solicitudes de vacaciones, ofertas de trabajo y otros, se envían y firman de forma digital. Pero, puede surgir la duda de si la firma electrónica de un contrato de trabajo es válida. En este post te contamos todos los detalles.
El proceso de firma de un contrato laboral sin utilizar la firma digital conlleva diversos pasos:
– Elaboración del contrato.
– Impresión de dos copias del contrato y firma por el representante legal de la empresa.
– Envío al trabajador del original o reunión con él para firmar el contrato y entregarle una copia.
– Firma del contrato y archivo.
Este proceso se podría agilizar de forma muy sencilla con la firma electrónica del contrato de trabajo.
¿Es válida la firma electrónica de un contrato de trabajo?
Para dar respuesta a esta pregunta y saber si se puede firmar con firma electrónica un contrato de trabajo, es necesario analizar lo que dice la legislación:
– En cuanto a la forma del contrato el artículo 8 del Estatuto de los Trabajadores establece que: el contrato de trabajo se podrá celebrar por escrito o de palabra. El mismo artículo establece determinados casos en los que el contrato de trabajo debe costar por escrito: contrato de trabajo de prácticas, formación, aprendizaje, a tiempo parcial, trabajadores a distancia y trabajadores contratados en España al servicio de empresas españolas en el extranjero. Por lo tanto, el Estatuto de los Trabajadores regula la libertad de forma del contrato de trabajo.
– Por lo que se refiere a la forma de prestar el consentimiento, es necesario analizar la regulación que establece el Código Civil:
o No hay contratos sino cuando concurren el consentimiento, el objeto cierto y la causa de la obligación.
o El consentimiento se manifiesta con el concurso de la oferta y de la aceptación sobre la causa y el objeto del contrato.
o En los contratos celebrados mediante dispositivos automáticos hay consentimiento desde que se manifiesta la aceptación.
o Los contratos serán obligatorios, cualquiera que sea la forma en que se hayan celebrado, siempre que en ellos concurran las condiciones esenciales para su validez.
– Finalmente, en cuanto a los tipos de firma electrónica, el Reglamento Europeo eIDAS regula tres tipos: la firma electrónica simple, la firma electrónica avanzada y la firma electrónica cualificada. El tipo de firma digital para un contrato de trabajo debe elegirse en función de que permita identificar de forma inequívoca a las personas que firman y que si se produce una modificación del contrato sea posible detectarla. Por ello, son aconsejables para estos casos la firma electrónica avanzada y la cualificada.
La firma digital de contratos de trabajo permite:
o La geolocalización.
o La encriptación de datos.
o El sellado de tiempo.
Estos tres elementos crean una prueba técnica que certifica que existe una voluntad de cada emisor para prestar su consentimiento.
Ventajas de la firma digital en los contratos de trabajo
El uso de la firma electrónica en los contratos de trabajo aporta beneficios como los siguientes:
– Tiene la misma validez jurídica que la firma manuscrita.
– Ahorra tiempo porque el proceso es mucho más rápido.
– Se puede realizar un seguimiento del proceso de firma: quién ha firmado y quién no, en qué momento, etc.
– Mediante la firma digital de los contratos de trabajo se contribuye al cuidado del medioambiente puesto que no son necesarios desplazamientos (por lo que se ahorra combustible), ni hay que imprimir el contrato (por lo que se ahorra papel, tinta y energía de la impresora).
Proceso de firma electrónica de contrato de trabajo
El proceso de firma electrónica de un contrato de trabajo con Click&Sign sigue los siguientes pasos:
– El departamento de recursos humanos envía el contrato a firmar por correo electrónico o SMS al futuro trabajador.
– El futuro trabajador recibe un correo electrónico o SMS con un enlace que le da acceso a una página de firma.
– El trabajador firma el documento introduciendo un código que recibe por SMS.
– El departamento de recursos humanos puede descargar y archivar el contrato firmado. Mediante la API de Click&Sign se podrá integrar la solución de firma electrónica con el ERP o el CRM de la empresa.
Durante este proceso se generan una serie de evidencias electrónicas que prueban que el documento ha sido firmado, por ejemplo, IPs de los dispositivos que se han utilizado, las direcciones de correo electrónico de los firmantes o los números de teléfonos móviles.
Tal y como has visto, la forma electrónica de un contrato de trabajo puede simplificar mucho el proceso y aportar una experiencia rápida y ágil tanto a la empresa como al trabajador.