Tienes claro que quieres utilizar la firma electrónica en tu empresa, sabes lo que es y las ventajas que aporta, pero te preguntas: ¿Qué debo tener en cuenta para elegir a un proveedor de firma electrónica? En este post te contamos todos los detalles.

Elegir al proveedor adecuado te garantizará que los documentos firmados utilizando la firma electrónica se podrán aportar como prueba en juicio y que la información confidencial se guarde de forma segura.

Consejos para elegir a un proveedor de firma electrónica fiable

Los consejos que puedes seguir a la hora de elegir a un proveedor de firma electrónica son los siguientes:

  • Investiga a tu proveedor. Actualmente con internet, las redes sociales y los foros es muy sencillo encontrar información sobre cualquier empresa. Para conocer a tu proveedor de firma electrónica visita su página web y busca información de otros clientes para conocer sus impresiones, además, es fundamental que aclares cualquier duda antes de decidir.
  • Métodos de identificación de los firmantes fiables. Uno de los aspectos fundamentales para que la firma electrónica sea segura es que los métodos para identificar a los firmantes sean fiables. La identificación digital se define en el artículo 3 apartado 1 del Reglamento eIDAS de la siguiente manera:

«identificación electrónica», el proceso de utilizar los datos de identificación de una persona en formato electrónico que representan de manera única a una persona física o jurídica o a una persona física que representa a una persona jurídica.

En este sentido el proveedor de firma electrónica deberá aportar la tecnología necesaria para la identificación inequívoca de cada firmante a través de datos biométricos o de identificación de doble factor, por ejemplo.

  • Facilidad a la hora de integrar con otras aplicaciones. Debe ser fácil integrar la firma electrónica mediante API, así como con otras herramientas. De esta forma el proceso de contratación se integrará en las herramientas que se utilicen habitualmente en tu negocio.
  • Simplicidad en el uso. Si una aplicación es difícil de usar, terminará por no utilizarse, por eso es fundamental que tu proveedor de firma electrónica aporte una solución que sea fácil de usar tanto para ti como para los firmantes de los documentos. Es importante que no haya que instalarse ninguna aplicación y que se pueda firmar con cualquier dispositivo (móvil, Tablet u ordenador).
  • Información sobre el proceso de firma. El proveedor de firma electrónica tendrá que aportarte información sobre cómo evoluciona el proceso de firma: quién ha firmado y quién no, cuándo y si falta algún documento que se deba anexar. Con estos datos se podrán hacer recordatorios a las personas que están pendientes de firmar.
  • Creación de un documento de evidencias electrónicas. Para que la firma electrónica pueda utilizarse como una prueba en juicio el proveedor de firma electrónica deberá elaborar un documento de evidencias en el que se incluirán todos los datos del proceso de firma electrónica.
  • Integridad de los documentos. El proveedor de firma electrónica deberá garantizar que los documentos firmados no han sido modificados de forma fraudulenta tras su firma de manera que se garantice la integridad de los documentos y los firmantes no puedan negar que firmaron el documento.
  • Almacenamiento de documentación. En los procesos de firma se aportan documentos y se firman acuerdos que es importante tener disponibles. En ese sentido, es importante que tu proveedor de firma electrónica garantice la disponibilidad y te dé un servicio de custodia documental fiable. Además, la documentación debe estar disponible para que la puedas descargar en cualquier momento (tanto lo que se haya firmado, como los documentos anexos y el documento de evidencias).
  • Oferta de diferentes métodos para capturar la firma. Cada proceso de firma es diferente y deberás poder elegir entre diferentes métodos para capturar la firma electrónica. Puede tratarse de un click en un botón, una firma manuscrita desde el teléfono móvil, una firma con datos biométricos (rasgos faciales, tono de la voz o huellas dactilares, entre otros) o una firma con un código de un solo uso (OTP – One Time Password).
  • Pago solo por lo que se utiliza. Puede que durante un mes utilices la firma electrónica para firmar varios documentos y al mes siguiente solo para uno. Para evitar pagar por algo que no usas, es fundamental que tu proveedor de firma electrónica te dé la posibilidad de pagar solo por lo que usas sin que existan consumos mínimos ni cuotas mensuales.
  • Posibilidad de personalizar el proceso de firma. Tu proveedor de firma electrónica deberá darte la posibilidad de adaptar el proceso de firma a tu imagen de marca, de manera que tus clientes o firmantes no se sientan desorientados y que se fomente la confianza.

Elegir al proveedor de firma electrónica adecuado no es, por lo tanto, una mera cuestión de precio, sino un proceso en el que deberás considerar los aspectos que hemos visto para que el uso de la firma electrónica sea un paso firme en la digitalización de tu empresa. Si quieres probar la firma electrónica, puedes hacerlo gratuitamente a través de Click&Sign dándote de alta en su plataforma y en tan solo unos breves pasos.