La firma electrónica se utiliza ya por multitud de empresas en muchas gestiones, pero todavía hay muchas personas que dudan sobre la validez de un contrato firmado digitalmente. En este post te contamos cómo se puede demostrar esa validez y en qué se basa.

¿Cuál es la base legal para la validez de la firma electrónica?

Para tener clara la validez de la firma electrónica debemos acudir a varias regulaciones:

– En el artículo 1261 del Código Civil se establece que los tres elementos básicos para la validez de un contrato son el consentimiento, el objeto y la causa.

– En cuanto al consentimiento, que es el elemento que nos interesa, se define por el artículo 1262: “El consentimiento se manifiesta por el concurso de la oferta y de la aceptación sobre la cosa y la causa que han de constituir el contrato”.

– Por otro lado, el artículo 1258 establece lo siguiente: “Los contratos se perfeccionan por el mero consentimiento, y desde entonces obligan, no sólo al cumplimiento de lo expresamente pactado, sino también a todas las consecuencias que, según su naturaleza, sean conformes a la buena fe, al uso y a la ley”.

– Finalmente, el artículo 25 del Reglamento eIDAS establece los siguiente en su apartado 1: “No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada”.

Como consecuencia de todo lo anterior, la firma electrónica tiene validez legal puesto que expresa claramente el consentimiento de las partes.

¿Cómo se demuestra la validez de la firma electrónica?

Imagina que has firmado un contrato digitalmente y tienes que demostrar su validez en un juicio, para ello deberás tener en cuenta lo siguiente:

Tipo de firma que has utilizado. Según el Reglamente eIDAS existen tres tipos de firma electrónica: la simple, la avanzada y la cualificada. La distinción deriva del nivel de seguridad que ofrece cada una, por lo que el uso de una u otra depende del tipo de documento que vayas a firmar, es decir, no es lo mismo firmar una carta informativa que un contrato de trabajo, por ejemplo.

Identificación fehaciente de los firmantes. La firma electrónica que elijas debe permitir que se identifique a los firmantes de forma inequívoca.

Sellado de tiempo. El sellado de tiempo que aporta la firma electrónica permite demostrar que el documento que se ha firmado no se ha alterado durante el proceso de firma, por lo tanto, garantiza su integridad. El sellado se realiza por una Autoridad de Certificación y, por lo tanto, el contenido del documento se protege de falsificaciones y manipulaciones. El artículo 41 del Reglamento eIDAS establece que.

1. No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a un sello de tiempo electrónico por el mero hecho de estar en formato electrónico o de no cumplir los requisitos de sello cualificado de tiempo electrónico.

2. Los sellos cualificados de tiempo electrónicos disfrutarán de una presunción de exactitud de la fecha y hora que indican y de la integridad de los datos a los que la fecha y hora estén vinculadas.

3. Un sello cualificado de tiempo electrónico emitido en un Estado miembro será reconocido como sello cualificado de tiempo electrónico en todos los Estados miembros.

Documento de evidencias electrónicas. El documento de evidencias es un documento que tiene formato PDF y que se puede utilizar como prueba para demostrar la validez de la firma electrónica. El documento de evidencias contiene los siguientes datos:

o Datos de los correos electrónicos certificados o SMS certificados que se han enviado y recibido: contenido, direcciones de correo, número de teléfono móvil, IPs que han participado en el proceso, fechas y horas de cada comunicación.

o Documentos firmados.

o Anexos técnicos.

o OTP, Click-to-Sign o firma biométrica.

o Adjuntos.

La evidencia documental se puede descargar para que la puedas guardar o, también, se pueden consultar online en tu cuenta cuando lo necesites.

Custodia documental. Los documentos que se suban a la nube durante el proceso de firma (nóminas, DNIs, pasaportes, recibos etc.), se custodiarán durante un plazo de cinco años.

Prestador de servicios de confianza. Los prestadores de servicios de confianza como Click&Sign son controlados por un organismo de supervisión y auditados cada 24 meses por un organismo de evaluación de la conformidad. La finalidad de la auditoría es confirmar que tanto el prestador de servicios como los servicios que se prestan cumplen con el Reglamento.

Como consecuencia de todo lo anterior, en el caso en que debas demostrar en un procedimiento judicial la validez de la firma electrónica de un documento contarás con diversas herramientas que demostrarán quién a firmado el documento, cuándo y qué contenido tenía el documento.