L’evolució tecnològica ha suposat que la forma en què se signen els documents amb els treballadors hagi canviat. Els departaments de recursos humans s’han digitalitzat i molts documents laborals com nòmines, sol·licituds de vacances, ofertes de treball i altres, s’envien i se signen de forma digital. Però, pot sorgir el deute de si la signatura electrònica d’un contracte de treball és vàlida. En aquest post t’expliquem tots els detalls.
El procés de signatura d’un contracte laboral sense utilitzar la signatura digital comporta diversos passos:
– Elaboració del contracte.
– Impressió de dues còpies del contracte i signatura del representant legal de l’empresa.
– Enviament de l’original al treballador o reunió amb ell per signar el contracte i entregar-li una còpia.
– Signatura del contracte i arxiu.
Aquest procés es podria agilitzar de forma molt senzilla amb la signatura electrònica del contracte de treball.
És vàlida la signatura electrònica d’un contracte de treball?
Per donar resposta a aquesta pregunta i saber si es pot signar amb signatura electrònica un contracte de treball, cal analitzar el que diu la legislació:
– Quant a la forma del contracte, l’article 8 de l’Estatut dels Treballadors estableix que: el contracte de treball es pot subscriure per escrit o de paraula. El mateix article estableix determinats casos en què el contracte de treball ha de constar per escrit: contracte de treball de pràctiques, formació, aprenentatge, a temps parcial, treballadors a distància i treballadors contractats a Espanya al servei d’empreses espanyoles a l’estranger. Per tant, l’Estatut dels Treballadors regula la llibertat de forma del contracte de treball.
– Pel que fa a la forma de prestar el consentiment, cal analitzar la regulació que estableix el Codi Civil:
o No hi ha contractes si no quan concorren el consentiment, l’objecte cert i la causa de l’obligació.
o El consentiment es manifesta amb el concurs de l’oferta i de l’acceptació sobre la causa i l’objecte del contracte.
o En els contractes formalitzats mitjançant dispositius automàtics hi ha consentiment des que es manifesta l’acceptació.
o Els contractes seran obligatoris, qualsevol que sigui la forma en què s’hagin celebrat, sempre que en ells concorrin les condicions essencials per a la seva validesa.
– Finalment, pel que fa als tipus de signatura electrònica, el Reglament Europeu eIDAS regula tres tipus: la signatura electrònica simple, la signatura electrònica avançada i la signatura electrònica qualificada. El tipus de signatura digital per a un contracte de treball ha de triar-se en funció que permeti identificar de forma inequívoca a les persones que signen i que si es produeix una modificació del contracte sigui possible detectar-la. Per això, són aconsellables per a aquests casos la signatura electrònica avançada i la qualificada.
La signatura digital de contractes de treball permet:
o La geolocalització.
o L’encriptació de dades.
o El segell de temps.
Aquests tres elements creen una prova tècnica que certifica que hi ha una voluntat de cada emissor per prestar el seu consentiment.
Avantatges de la signatura digital en els contractes de treball
L’ús de la signatura electrònica en els contractes de treball aporta beneficis com els següents:
– Té la mateixa validesa jurídica que la signatura manuscrita.
– Estalvia temps perquè el procés és molt més ràpid.
– Es pot fer un seguiment del procés de signatura: qui ha signat i qui no, en quin moment, etc.
– Per mitjà de la signatura digital dels contractes de treball es contribueix a la cura del medi ambient, ja que no són necessaris desplaçaments (per la qual cosa s’estalvia combustible), ni cal imprimir el contracte (s’estalvia paper, tinta i energia de la impressora).
Procés de signatura electrònica de contracte de treball
El procés de signatura electrònica d’un contracte de treball amb Click & Sign segueix els següents passos:
– El departament de recursos humans envia el contracte a signar per correu electrònic o SMS al futur treballador.
– El futur treballador rep un correu electrònic o SMS amb un enllaç que li dona accés a una pàgina de signatura.
– El treballador signa el document introduint un codi que rep per SMS.
– El departament de recursos humans pot descarregar i arxivar el contracte signat. Mitjançant l’API de Click & Sign es podrà integrar la solució de signatura electrònica amb l’ERP o el CRM de l’empresa.
Durant aquest procés es generen una sèrie d’evidències electròniques que proven que el document ha estat signat, per exemple, IP dels dispositius que s’han utilitzat, les adreces de correu electrònic dels signants o els números de telèfons mòbils.
Tal com has vist, la forma electrònica d’un contracte de treball pot simplificar molt el procés i aportar una experiència ràpida i àgil tant a l’empresa com a treballador.