¿Se puede firmar un contrato de trabajo o de alquiler con la firma electrónica? La respuesta es que sí. En este post te contamos para qué se usa la firma electrónica con más frecuencia por las empresas.

El uso de la firma electrónica ha supuesto una auténtica revolución en las relaciones entre las empresas y sus clientes no solo en cuanto a eficiencia sino en cuanto a agilidad y reducción del tiempo de respuestas. Cualquier departamento de tu empresa puede utilizarla y aportará beneficios como la satisfacción de clientes, proveedores y trabajadores, entre otros.

¿Para qué se usa la firma electrónica habitualmente?

El uso de la firma electrónica está cada vez más extendido, de hecho, en Click&Sign hemos detectado que si comparamos diciembre de 2019 y diciembre de 2020 se ha producido un aumento en el uso de la firma electrónica de más un 600%. A continuación, vamos a analizar los usos más habituales:

Firma de contratos. Existen multitud de contratos que se pueden firmar con firma electrónica, por ejemplo:

o Contrato de alquiler. La firma electrónica de un contrato de alquiler de vivienda, local comercial u oficina, por ejemplo, es válida siempre que se pueda demostrar que existe un consentimiento por parte de los firmantes. En estos casos, debido al nivel de seguridad necesario, se suele utilizar la firma electrónica avanzada que tiene las siguientes características:

  •  Se vincula exclusivamente a una persona.
  •  Permite la identificación inequívoca del firmante.
  •  Se crea con datos que solo el firmante puede utilizar y que están bajo su control exclusivo.
  •  Se vincula con los datos firmados, por lo que el documento no puede ser alterado.

o Contrato de trabajo. El uso de la firma electrónica también es válido para un contrato de trabajo puesto que el Estatuto de los Trabajadores establece que se puede celebrar por escrito o de palabra y el Código Civil regula que en los contratos celebrados mediante dispositivos automáticos hay consentimiento desde que se manifiesta la aceptación. La firma electrónica en los contratos de trabajo permite la geolocalización, la encriptación de datos y el sellado de tiempo.

o Contratos con clientes. Las empresas que prestan servicios como las del sector de las telecomunicaciones o las que venden productos suelen acudir a ferias o tener stands en aeropuertos, estaciones o centros comerciales para captar clientes. En estos casos, necesitan tener la posibilidad de realizar una contratación rápida in situ, de manera que no pierdan al cliente. La firma electrónica es la que permite esa agilidad y la posibilidad de que se firme el contrato desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Firma de autorizaciones. En determinados casos, por ejemplo, el de una reparación de una maquinaria o un electrodoméstico, puede ser necesario el uso de la firma electrónica para prestar el consentimiento a dicha reparación, sobre todo, cuando se trata de un coste elevado. Las autorizaciones también pueden ser necesarias en el ámbito sanitario cuando se realizan tratamientos, cirugías o pruebas médicas en las que sea deba firmar un consentimiento informado.

Acuerdos de confidencialidad. En el ámbito empresarial es bastante habitual el uso de acuerdos de confidencialidad, por ejemplo, una empresa entra en tratos con otras para una fusión y no desea que se divulgue la información sobre la operación. Otro supuesto es también el de los empleados de una empresa que deben guardar secreto sobre la actividad de la organización, para no perjudicarla frente a sus competidores, En estos casos se utiliza la firma electrónica para firmar los acuerdos de confidencialidad de forma sencilla y rápida.

Firma de solicitudes públicas. Desde hace tiempo las solicitudes públicas a la administración o a empresas privadas cada vez están más extendidas. El proceso de firma debe de ser sencillo para que se pueda obtener el máximo número de firmas y por eso se apuesta por el uso de la firma electrónica.

Facturas electrónicas. Las facturas electrónicas no son obligatorias en España salvo en determinados casos, pero si en tu empresa la debes utilizar y firmar, el uso de la firma electrónica puede facilitar mucho el proceso y mejorar la imagen frente a tus clientes.

Firma de cartas y presupuestos. En todos los ámbitos de la empresa se suelen firmar cartas de diversos tipos dirigidas a empleados, proveedores o clientes. En algunos casos existe la posibilidad de utilizar el correo electrónico certificado, pero en otras ocasiones se puede enviar una carta firmada con firma electrónica. Por otro lado, en el caso en que un cliente deba firmar un presupuesto es muy cómodo que lo haga mediante firma electrónica de manera que tu empresa pueda comenzar a prestar el servicio cuanto antes y a facturar a ese nuevo cliente.

Tal y como has visto el uso de la firma electrónica se puede extender a todos los departamentos de tu empresa: recursos humanos, administrativo, financiero, ventas, marketing, dirección. La clave es facilitar los procesos de firma de documentos y ahorrar tiempo para que todos los empleados se puedan centrar en aportar valor al negocio.