La firma electrónica es una tecnología que beneficia a todas las empresas de cualquier sector porque en todas se firman documentos a diario. En las Empresas de Trabajo Temporal ocurre lo mismo. En este post te contamos los beneficios de utilizar la firma electrónica en una ETT.

Las ETTs existen desde hace años y tienen una gran importancia en España ya que el trabajo temporal está bastante extendido. Son empresas que tienen una gran carga de tareas administrativas puesto que gestionan a trabajadores que pueden estar en distintos lugares, que rotan continuamente y que necesitan formar multitud de documentos laborales.

Claves del proceso de transformación digital de las ETTs

Las ETTs, al igual que todas las empresas, han tenido que adaptarse al proceso de transformación digital y lo han hecho aplicando diferentes herramientas como las siguientes:

  • Plataformas online en las que los candidatos se pueden apuntar en las ofertas publicadas, de forma que el proceso es mucho más sencillo.
  • La tecnología RPA se ha utilizado en los procesos de selección para elegir a aquellos candidatos que mejor se adapten al puesto de forma automática.
  • La digitalización de documentos fue una de las primeras medidas que se tomaron en las ETTs de forma que el tiempo que se dedica a tareas administrativa se reduce.
  • La inteligencia artificial también se utiliza para analizar datos de las contrataciones que se realizan, generar curvas de salarios o establecer las características de los perfiles que se demandan.
  • La firma electrónica se puede utilizar en un gran número de gestiones de las ETTs: firmas de contratos, cartas, autorizaciones etc.

¿Qué beneficios aporta la firma electrónica en Empresas de Trabajo Temporal?

En las Empresas de Trabajo Temporal se firman multitud de documentos a diario y, hasta ahora, se realizaba la firma de uno en uno y de manera manual. Con la firma electrónica todo cambia porque aporta beneficios a las ETTs como los siguientes:

  • Ayuda a firmar un número elevado de documentos a la vez.
  • El proceso de firma es sencillo y rápido.
  • Se puede firmar desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo (móvil, ordenador o Tablet).
  • Se reducen los errores por falta de datos ya que los candidatos no podrán firmar hasta que estén rellenos todos los datos obligatorios del formulario.
  • Aporta más seguridad al proceso de firma porque, por ejemplo, con la firma electrónica avanzada se garantiza la identidad de los firmantes y que el documento no ha sido manipulado.
  • Es posible hacer seguimiento de todo el proceso de firma, de forma que se sabe quién han firmado y en qué momento y quién falta por firmar.
  • La firma electrónica es válida como prueba en un juicio puesto que se reconoce su validez por el Reglamento Europeo eIDAS y porque se genera un documento de evidencias electrónicas de la firma que permite probar su existencia y todos los datos de la misma.
  • Cuidado del medioambiente puesto que no se utilizan papel, tinta o luz ni se realizan desplazamientos. De esta forma, además, se impulsa la responsabilidad social corporativa de la ETT.

¿Qué usos tiene la firma electrónica para una ETT?

En una ETT se firman documentos durante toda la relación laboral entre la propia ETT y los trabajadores que cede por lo que una ETT puede utilizar la firma electrónica para multitud de gestiones como las siguientes:

  • Firma de contratos de puesta a disposición con las empresas clientes de la ETT que necesiten trabadores.
  • Firma de contratos de trabajo con los empleados de la ETT.
  • Firma de cartas de resolución de contratos de trabajo.
  • Firma de acuerdos de confidencialidad y protección de datos con los trabajadores.
  • Firma de documentación relativa a la prevención de riesgos laborales.
  • Firma de autorizaciones de vacaciones.
  • Firma de ofertas de trabajo por parte de la ETT.
  • Firma de nóminas.
  • Firma de contratos con proveedores de la ETT.
  • Firmas de reconocimientos médicos.
  • Firmas de Modelo 145.

¿Cómo funciona el proceso de firma electrónica con Click & Sign para una ETT?

El proceso de firma electrónica para una ETT con Click & Sign es muy sencillo y tiene los siguientes pasos:

  • En primer lugar, la ETT se tendrá que dar de alta en la plataforma.
  • Una vez gestionada el alta accederá al Back Office y tendrá 28 créditos de bienvenida.
  • A continuación, podrá crear la plantilla para la firma de documentos:
    • Tipo de firma (código de un solo uso, click en un botón o firma biométrica.
    • Documento que deseas enviar.
    • Personas a las que se lo vas a enviar.
  • Finalmente, podrá hacer seguimiento del envío realizado y ver quién ha firmado, quién no y realizar avisos para que se agilice la firma. Una vez firmado el documento se genera un documento de evidencias que servirá como prueba de todo el proceso de firma.

Las ETTs pueden impulsar su proceso de transformación digital con la firma electrónica para que todas las gestiones se simplifiquen y aumenten la productividad, así como su competitividad.