La evolución de la digitalización de las empresas ha supuesto un cambio radical en la forma de firmar documentos. Durante muchos años se han firmado documentos en papel, pero la necesidad de inmediatez, reducción de gastos y seguridad, han impulsado la firma biométrica de documentos a través de la firma electrónica. En este post te contamos qué es la firma biométrica, qué ventajas aporta, si es o no segura y cómo funciona.

¿Qué es la firma biométrica?

La firma biométrica es una tecnología que consiste en el uso de datos biométricos como la voz, el iris, o la huella digital para firmar. En algunos casos la firma biométrica utiliza un dispositivo que puede ser un móvil o una Tablet que captura la imagen de la firma que realiza una persona y la identifica de forma inequívoca puesto que analiza la velocidad de la escritura, la presión de quien firma, la dirección del lápiz digital etc. No debe confundirse esta forma de firma con el hecho de imprimir un documento, firmarlo, escanearlo y enviarlo. Este procedimiento no aporta la seguridad que da la firma biométrica.

Para que una firma biométrica se considere firma electrónica avanzada debe cumplir con los requisitos del artículo 26 del Reglamento eIDAS que son los siguientes:

  • Identificación del firmante.
  • Vinculación de forma única al firmante y a los datos firmados.
  • Posibilidad de detección de cualquier cambio posterior a la firma.
  • Garantía de que solo esa persona que firma puede generar la firma.

¿Qué ventajas tiene la firma biométrica?

La firma biométrica aporta varias ventajas a las empresas que se deciden a utilizarla o integrarla a través de sus firmas electrónicas. Son las siguientes:

  • El proceso de firma se agiliza y es mucho más rápido puesto que se hacen menos gestiones y se evitan desplazamientos innecesarios.
  • En todo momento se puede saber quién ha firmado, quién no y hacer un seguimiento con notificaciones para que el proceso termine lo antes posible.
  • No es necesario que se imprima el documento a firmar ni que los firmantes se desplacen para la firma. Se puede firmar desde cualquier lugar y en cualquier momento.
  • Se trata de un tipo de firma con plena validez legal, por lo que puede ser utilizada como una prueba válida en juicio.
  • Impulsa la sostenibilidad y la responsabilidad social corporativa de las empresas puesto que se reduce el uso de papel y de energía.

¿Es segura la firma biométrica?

La tecnología que utiliza la firma biométrica la hace segura para firmar documentos por las siguientes razones:

  • La firma biométrica utiliza características únicas del firmante (huella dactilar, iris, voz etc.), por lo que garantiza la autenticidad.
  • Se obtiene información en tiempo real y se vincula dicha información a la persona que la aporta y al documento que se firma.
  • La información se cifra por lo que queda protegida frente a manipulaciones y se garantiza que el documento firmado no ha sido modificado tras la firma.
  • Todos los datos de este proceso de firma electrónica se almacenan en un documento de evidencias electrónicas, por lo que se puede saber quién ha firmado, qué IPs han intervenido, qué direcciones de correo se han utilizado y qué documentos y anexos se han firmado, entre otros aspectos. Además, la información sobre el proceso de firma se almacena online por parte del proveedor de firma electrónica.

Todo lo anterior supone que la firma biométrica pueda ser utilizada como una prueba de la firma de un documento en un procedimiento judicial y si fuera impugnada su validez se podría aportar un informe pericial grafológico.

¿Cómo escoger al proveedor de firma biométrica para mi negocio?

Escoger a un proveedor de firma biométrica adecuado es importante para dar impulso a la transformación digital de tu negocio. Estos son los elementos que debes considerar:

  • Que esta solución de firma se pueda integrar de forma gratuita con tu ERP o CRM.
  • Que pagues solo por lo que uses, de forma que no haya cuotas fijas ni consumos mínimos y sepas siempre lo que va a costar.
  • Que la tecnología que se utiliza para la firma biométrica cumpla la legislación vigente, entre otros, el Reglamento eIDAS.
  • Que aporte una solución de firma electrónica avanzada que cumpla los requisitos del artículo 26 del Reglamento eIDAS.
  • Que se genere un documento de evidencias electrónicas al que puedas acceder y descargar en cualquier momento.
  • Que se cree un sello de tiempo que garantice que el documento firmado no ha sido modificado con posterioridad a la firma.
  • Que se pueda adaptar a la imagen corporativa de tu empresa todo el proceso de firma.
  • Que puedas hacer seguimiento y saber quién a firmado y quién falta por firmar.

Tal y como has visto la firma biométrica es clave para que los procesos de tu empresa sean rápidos y se genere una buena imagen tanto externa como interna. Además, es muy rápido y fácil probar la firma electrónica y aportar una mayor comodidad a tus clientes y proveedores.