Desde que estalló la pandemia del coronavirus el trabajo en remoto se ha convertido en una realidad para muchos trabajadores y han empezado a utilizarse multitud de herramientas para facilitar el día a día. En este post te contamos cómo trabajar en remoto y qué tecnologías te pueden ayudar para mejorar y facilitar tus tareas.

Según las estimaciones de CaixaBank el 32,6% del total de empleados en España podría potencialmente realizar su trabajo en remoto, sin embargo, España sigue por detrás de muchos países europeos, como Países Bajos o Luxemburgo, en cuanto al trabajo en remoto.

¿Es posible el teletrabajo en todos los sectores?

Evidentemente no se puede trabajar en remoto en todos los sectores. El confinamiento del año pasado nos ha demostrado que hay trabajos que se pueden realizar 100% desde casa como, por ejemplo, el de un profesor de una escuela y otros que requieren la presencia del trabajador, como los relacionados con la hostelería o los supermercados.

A pesar de ello, sigue habiendo obstáculos para implantar el teletrabajo en casos en los que sí se puede:

– Falta de la tecnología adecuada para teletrabajar.

– Resistencia al cambio.

– Desconocimiento de las herramientas que existen para el teletrabajo.

– Falta de recursos.

– Cultura del “presencialismo”.

Consejos para saber cómo trabajar en remoto y organizarte de forma eficiente

Todos idealizamos un poco el hecho de trabajar en remoto, porque también tiene sus inconvenientes, pero si nos organizamos bien, puede ser una forma perfecta de trabajar, te proponemos algunos consejos:

– Escoge un lugar tranquilo y en el que no haya interrupciones.

– Establece tu horario de trabajo.

– Haz pausas para descansar.

– Elabora un planing semanal para cumplir tus objetivos.

– Evita las distracciones (móvil, televisión, redes sociales etc.).

– Utiliza el método de “comerse la rana primero”, es decir, que empieces el día haciendo lo más difícil o lo que menos te apetece hacer.

¿Qué tecnologías se pueden utilizar para el trabajo en remoto?

El trabajo en remoto tiene una serie de exigencias o necesidades que se pueden solucionar con diversas herramientas:

Necesidad de comunicación remota. La comunicación por correo electrónico es fundamental desde hace tiempo con clientes, compañeros de trabajo o proveedores, entre otros. Sin embargo, en ocasiones no es suficiente y es necesario organizar reuniones. Para evitar los desplazamientos y las reuniones presenciales puedes utilizar herramientas como Zoom, Skype, Google Meet o Microsoft Teams. Para comunicaciones rápidas se pueden utilizar también WhatsApp o Telegram.

Necesidad de acceder a información a distancia. Compartir información, tanto si se trabaja de forma presencial como si se hace de forma remota, es fundamental para que los equipos de trabajo funcionen correctamente. En este sentido hay herramientas como Google Drive o Dropbox. Además, si algún archivo pesa mucho y no lo puedes enviar por correo puedes compartirlo en WeTransfer. Otra herramienta bastante útil cuando se tiene que acceder a diversas plataformas con un usuario y contraseña diferente cada vez es LastPass.

Necesidad de coordinar proyectos. En relación con lo anterior, surge la necesidad de coordinar los proyectos entre las personas que componen cada equipo para saber qué hace cada persona, qué plazo de entrega hay y cómo gestionar cada parte del trabajo. En este sentido encontramos aplicaciones que nos pueden ayudar como Asana, Trello, Basecam, Slack o Dashcube.

Necesidad de firmar documentos. Hasta hace poco tiempo la firma de cualquier documento requería la presencia física de una o más personas. En las empresas se firman multitud de documentos cada día (cartas, presupuestos, ofertas, contratos, etc.) y es necesario poder hacerlo en remoto, para ello la mejor solución es la firma electrónica. La firma electrónica avanzada tiene la misma validez que la firma física y, además, no son necesarios desplazamientos y se ahorra tiempo. Las empresas ya son conscientes de ello y, de hecho, en Click&Sign detectamos en diciembre de 2020 un aumento en el uso de la firma electrónica de más de un 600% respecto a diciembre del año anterior.

Necesidad de mantener la motivación. Uno de los principales problemas del trabajo en remoto es que se difuminan los límites entre la vida profesional y personal, de manera que se pueden acabar empleando muchas más horas al trabajo y el tiempo de ocio puede reducirse. Además, las relaciones personales con los compañeros de trabajo también se pueden resentir. En este sentido, la tecnología será una aliada porque, por ejemplo, las aplicaciones para controlar proyectos servirán para ver cómo avanzan, de manera que cada empleado se organice como considere siempre que cumpla los objetivos marcados. Otra buena opción es utilizar las herramientas para reuniones para organizar una comida entre compañeros de trabajo. No todo van a ser informes, clientes etc. Es necesario fomentar el buen clima laboral.

En definitiva, trabajar desde casa puede ser una gran ventaja si sabes organizarte bien y le sacas partido a tu tiempo. Podrás obtener mejores resultados y aumentar tu productividad si te alías con la tecnología.