Los departamentos de ventas de las empresas son elementos estratégicos en el engranaje de cualquier negocio. Son departamentos que ocupan la mayor parte de su tiempo entrando en contacto con potenciales clientes, negociando y firmando contratos. Muchos de esos trámites todavía se hacen en persona, pero la firma electrónica puede cambiar eso y aportar muchas ventajas. En este post te hablamos de los beneficios de la firma electrónica para los departamentos de ventas.
¿Por qué digitalizar las tareas del departamento de ventas?
Además de los beneficios de la firma electrónica para el departamento de ventas que veremos a continuación, hay dos razones muy importantes por las que todas las empresas deberían digitalizar su departamento de ventas y utilizar la firma electrónica:
– Se trata de un departamento cuya transformación digital puede aportar mayor rentabilidad a la empresa.
– Es un departamento que tiene un papel fundamental en el customer journey y, por lo tanto, es fundamental que las interacciones que existan entre ventas y clientes se optimicen.
Beneficios de la firma electrónica en el departamento de ventas
Muchas empresas de diversos sectores ya están apostando por la digitalización de todos sus procesos y dos de los departamentos clave son el de ventas y el de recursos humanos. Los beneficios de la firma electrónica en el departamento de ventas son los siguientes:
– Rapidez en el proceso de venta. Tradicionalmente los comerciales de las empresas cerraban los acuerdos con los clientes y tenían que proceder a la firma física del contrato. Este trámite conllevaba mucho tiempo debido a la necesidad de que el contrato lo imprima y firme una parte, se lo envíe a la otra por mensajero, lo firme también la otra parte y envíe una copia firmada a la parte que firmó primero. Con la firma electrónica, todo este proceso se hace en remoto por lo que no importa dónde esté el cliente.
– Seguridad. Todavía muchas empresas piensan que es más segura la firma física en papel, pero lo cierto es que es una firma en la que pueden darse casos de suplantaciones de identidad que supongan un riesgo. Con la firma electrónica se obtiene el respaldo del Reglamento Europea eIDAS que reconoce su validez legal y, además, se genera una evidencia sobre la identidad de los firmantes, el momento en el que han firmado el contrato y el contenido de lo que han firmado, por lo que no es posible que existan casos de suplantación de identidad.
– Satisfacción del personal. El personal del departamento de ventas hará las gestiones con los clientes más rápido y mejorará su satisfacción a la vez que aumenta la productividad, lo que favorecerá a toda la empresa.
– Optimización de la experiencia de compra. Todos tenemos muchas ocupaciones en nuestro día a día y es fundamental que cuando entramos en contacto con un cliente todos los procesos sean rápidos. Con la firma electrónica se pueden firmar documentos en cuestión de segundos. Esto mejorará la experiencia del cliente que querrá repetir la compra y te recomendará.
– Diferenciación de tus competidores. Actualmente casi todos los mercados están saturados de competidores que prestan servicios o venden productos parecidos a los tuyos, por lo tanto, la forma de diferenciarte puede consistir en el uso de la tecnología de la firma electrónica para las gestiones con los clientes.
– Firma de documentos sin errores. En la firma física de contratos es habitual que falten datos por cumplimentar o que se dejen hojas sin firmar, de manera que el proceso de firma se alargue. Con la firma electrónica esto no puede ocurrir porque no es posible firmar hasta que el contrato esté completo. De esta forma se ahorra mucho tiempo.
– Es posible escoger entre distintos tipos de firmas. En un departamento de ventas se firman multitud de documentos: presupuestos, ofertas, contratos, acuerdos etc. Cada documento necesita un grado de seguridad diferente, por ese motivo, el Reglamento eIDAS regula tres tipos de firma electrónica diferentes: simple, avanzada y cualificada. La elección de la firma para cada supuesto dependerá del tipo de transacción que se realice.
– Agilidad del proceso de firma con varios firmantes. Si, por ejemplo, en un contrato intervienen varias partes el proceso de firma física se puede complicar y alargar mucho. Con la firma electrónica el departamento de ventas podrá establecer el orden en el que debe firmar cada persona o el tipo de firma de cada firmante.
– Almacenamiento seguro. Es muy habitual en las empresas firmar un documento y luego no lograr encontrarlo. Los proveedores de firma electrónica aportan un almacenamiento seguro en la nube de forma que podrás encontrar los documentos firmados en cualquier momento en el que los necesites.
Tal y como has visto los beneficios de la firma electrónica para el departamento de ventas son múltiples y repercutirán en la mejor gestión de los clientes y del negocio, en general. La transformación digital es imparable y la firma electrónica es uno de los pasos fundamentales para lograr adaptarte al futuro.