L’utilisation de la signature électronique dans votre entreprise peut faire la différence entre une entreprise qui continue sur le chemin de la transformation numérique et une entreprise qui reste en arrière. Dans cet article, nous vous expliquons les différents types de signatures électroniques qui existent et comment choisir celle qui convient le mieux à votre entreprise.
Existe-t-il différents types de signatures électroniques?
Nous parlons généralement de signature électronique, mais la vérité est qu’il existe différents types de signatures électroniques, qui sont les suivantes :
- Signature électronique simple. La signature électronique est la version numérique d’une signature manuscrite, et signifie l’acceptation d’un document de la part d’une personne. Selon la définition établie par le règlement eIDAS , les signatures électroniques (simples, dans ce cas) sont des données au format électronique jointes à d’autres données électroniques ou associées logiquement à celles-ci que le signataire utilise pour signer.
- Signature électronique avancée. Respecte les exigences du Règlement eIDAS pour être considérée comme avancée.
- Signature électronique qualifiée. Il s’agit d’une signature électronique avancée qui est créée au moyen d’un dispositif qualifié de création de signatures électroniques et qui est basée sur un certificat qualifié de signature électronique. Dans cette signature se trouvent les données suivantes : nom, NIF, algorithme et clés de la signature, date d’expiration et l’organisme émetteur.
Parmi les différents types de signatures électroniques: Lequel utiliser?
Pour choisir celle qui convient le mieux à chaque cas parmi les différents types de signatures électroniques, vous devez considérer:
- Le secteur de votre entreprise.
- Le type de document que vous allez signer.
- Le niveau de sécurité dont vous avez besoin.
Par exemple, la simple signature électronique est généralement utilisée pour des documents qui ne présentent pas de risque juridique ou un risque réduit : l’acceptation des conditions générales d’un site internet ou l’autorisation des congés d’un travailleur.
La signature électronique avancée est utilisée dans les cas où il est nécessaire d’avoir une plus grande sécurité juridique, par exemple:
- Signature de contrats avec de nouveaux clients par les fournisseurs d’énergie et les compagnies d’assurance.
- Location de cartes de crédit ou signature de transactions bancaires.
- Acceptation du règlement général sur la protection des données.
- Signature de contrats de vente, de location, des mandats de vente, etc. dans le cas des agences immobilières.
- Signature de contrats de travail, indemnités de licenciement ou chômage partiel.
- Signatures d’extensions, de modifications ou de renouvellements de polices dans le cas des compagnies d’assurance.
- Contrats de services supplémentaires ou changements de tarifs et forfaits dans le cas des entreprises de fourniture d’énergie ou des entreprises de télécommunications.
En plus de ce qui précède, vous devez prendre en compte les éléments suivants:
- Les signatures électroniques simples et avancées sont plus faciles à utiliser, car la signature qualifiée a besoin d’un équipement pour créer la signature et le signataire doit posséder un certificat numérique.
- La signature électronique simple ne permet pas d’identifier sans équivoque le signataire, il est donc déconseillé de l’utiliser pour des documents contractuels pouvant présenter un risque juridique.
Comme vous l’avez vu, vous devrez peut-être utiliser les différents types de signatures électroniques en fonction du cas et des besoins.
Comment choisir votre fournisseur de signature électronique?
Si vous avez décidé d’utiliser la signature électronique pour vos transactions quotidiennes, vous devrez choisir un fournisseur et il est essentiel de prendre en compte les éléments suivants:
- La rapidité et simplicité du processus de signature électronique. L’objectif est de rendre les processus de signature flexibles.
- Le fait de ne pas avoir besoin d’installer d’application, de manière à ce qu’elle ne prenne pas d’espace sur le disque dur mais sur le cloud.
- Pouvoir être signé à partir de n’importe quel appareil. Il est essentiel que la solution que vous choisissez s’adapte aux téléphones portables, ordinateurs, tablettes et autres appareils.
- Le suivi du processus à partir du moment où le document est reçu, ouvert et signé.
- Que la signature électronique soit légalement valide sur la base des réglementations applicables telles que le règlement eIDAS de l’Union européenne, l’ESING et UETA Acts aux États-Unis et d’autres réglementations dans divers pays.
- La possibilité d’intégrer la signature à votre ERP ou CRM.
- Que vous ne payez que ce que vous utilisez, sans engagement de permanence.
- Que la solution que vous choisissez s’intègre parfaitement à vos processus internes, afin de ne pas perdre de temps à utiliser plusieurs applications.
L’existence de différents types de signatures électroniques facilite l’utilisation de la signature appropriée à chaque cas en fonction du type de document à signer et de la sécurité nécessaire dans l’identification du signataire. Il est important d’analyser toujours la situation pour utiliser le type de signature qui convient et ainsi éviter des risques juridiques. Chez Click and Sign nous pouvons vous aider.