En les relacions entre empreses o entre empleats i proveïdors i empreses, moltes vegades es fa servir informació sensible i el seu coneixement públic podria ocasionar danys a l’organització, per la qual cosa cal signar un acord de confidencialitat. En aquest post volem explicar-te els avantatges i els passos a seguir per signar un NDA digitalment.
La signatura física d’un NDA (Non Disclosure Agreement) suposa nombrosos inconvenients com els següents:
- L’acord ha de ser imprès en paper, de manera que es gasta paper, tinta i electricitat.
- Les parts s’han de desplaçar per signar i, per aquest desplaçament, consumiran energia, sobretot en els casos en què les parts visquin en països o ciutats diferents.
- Tot el procés suposa temps, de manera que la firma es podria endarrerir diversos dies i produir un perjudici perquè s’iniciï l’activitat o se signi un contracte.
En quins casos es pot utilitzar la signatura electrònica d’un NDA?
Els NDA són acords de confidencialitat que se solen signar per protegir productes, processos, serveis o relacions empresarials o laborals. La signatura del NDA suposa que si una de les parts revela la informació qualificada de confidencial, haurà d’afrontar les conseqüències legals d’aquest fet: indemnitzacions, compensacions, demandes, etc.
En l’àmbit empresarial els NDA s’utilitzen en molts casos com els següents:
- Quan un emprenedor presenta un nou projecte als seus inversors o possibles socis se sol signar un NDA perquè no es difongui la informació de manera que no arribi als competidors o al mercat.
- En el cas en què els empleats o socis accedeixin a informació financera de l’empresa o estratègies de l’organització.
- Quan es contracta un empleat o directiu.
- Quan es contracta un proveïdor.
- En el cas en què es compri o es vengui una societat mercantil o un actiu.
La llista és llarguíssima i en l’àmbit empresarial els NDA s’utilitzen en molts casos per protegir la informació que s’intercanvia.
Avantatges de signar un NDA digitalment
La signatura electrònica o digital d’un NDA suposa una sèrie d’avantatges com les següents:
- El document es pot signar en qualsevol moment i lloc, amb independència del lloc en el qual es trobin les parts.
- El contracte o l’activitat entre les empreses podràs ser signat o iniciat abans.
- És possible fer seguiment de la signatura i saber qui ha signat, qui no i enviar avisos als signants pendents.
- En el cas en què hagi de provar-se la signatura de l’acord de confidencialitat davant d’un jutge o un altre organisme, les evidències electròniques que es generen durant el procés de signatura serveixen com a prova en judici.
- En el cas de Click & Sign l’avantatge addicional és que només pagues pel que fas servir sense necessitat de despesa mínima o permanència.
Quins passos cal seguir per signar un NDA electrònicament?
Per signar un NDA electrònicament amb Click & Sign es poden seguir els següents passos:
- En primer lloc, s’ha d’elaborar el NDA que es vol signar. Per això el document ha d’especificar:
- Les dades identificatives de les parts.
- La informació que es considera confidencial.
- La durada de l’acord de confidencialitat. El NDA pot tenir una durada fins que finalitzi el contracte o durar diversos anys, en funció del tipus de dades que s’intenten protegir.
- La penalització en el cas en què una de les parts no respecti l’acord.
- A continuació, hauràs de donar-te d’alta a Click & Sign i crear el teu perfil per accedir al Back office.
- La configuració de l’enviament del document per a la signatura és el següent pas. Hauràs d’incloure el tipus de signatura (es poden combinar diversos) i com s’activa la signatura.
- El següent pas consisteix a seleccionar la plantilla que vols utilitzar per al correu o l’SMS amb el qual enviaràs l’enllaç del document a signar, afegir el NDA que vols signar i configurar la documentació que hauran d’aportar els signants (DNI, per exemple).
- Un cop fet tot això, a través del Back office podràs fa un seguiment dels enviaments per saber qui ha signat el NDA i en quin moment, qui falta per signar i quan s’ha finalitzat el procés de signatura.
- Amb tota la informació del procés de signatura digital del NDA, Click & Sign elabora un document d’evidències que conté les dades de la signatura: identificació dels signants, documents signats, dates de cada pas del procés, etc. Podràs descarregar el document d’evidències quan ho necessitis i la plataforma de Click & Sign guardarà la informació durant un termini de temps de cinc anys.
A conseqüència de tot l’anterior, signar un NDA electrònicament aporta nombrosos avantatges a les empreses i suposa un salt cap a la transformació digital que facilita i simplifica el treball del dia a dia. Els documents signats electrònicament tenen total validesa legal; no dubtis a provar la signatura electrònica si t’hem convençut de la multitud d’avantatges que t’ofereix la mateixa.