En l’era digital actual, les empreses s’enfronten a la urgència de transformar les seves operacions per mantenir-se competitives. Una de les tecnologies que ha sorgit com a pilar fonamental d’aquesta transformació és la signatura electrònica. Més que una simple alternativa a la signatura en paper, la signatura electrònica ha demostrat ser essencial per a l’adopció de processos digitals àgils i segurs.
En aquest article, explorarem com la signatura electrònica s’ha convertit en un component vital de la transformació digital i com la seva sinergia amb l’automatització està portant les empreses cap a un futur més eficient i competitiu.
L’evolució de la signatura electrònica
La signatura electrònica ha experimentat una evolució constant, adaptant-se a les necessitats canviant de les empreses i la tecnologia. A mesura que les transaccions digitals s’han tornat més complexes, han sorgit diversos tipus de signatures electròniques per satisfer diferents demandes de seguretat i comoditat.
Signatures electròniques bàsiques
Escaneig de signatures manuscrites: inicialment, les signatures electròniques es limitaven a imatges escanejades de signatures manuscrites. Tot i que més convenients que les signatures en paper, aquestes imatges no ofereixen un alt nivell de seguretat.
Signatures electròniques avançades
Signatura electrònica amb certificat digital: amb l’adveniment dels certificats digitals, les signatures electròniques avançades es van fer possibles. Aquests certificats, emesos per autoritats certificadores de confiança, asseguren l’autenticitat i la integritat del signant. En el cas que s’utilitzin certificats digitals emmagatzemats en dispositius segurs homologats, es consideren signatures electròniques qualificades. Les signatures electròniques qualificades representen el màxim nivell de seguretat jurídica i aporten la característica de no repudi a la transacció.
Signatura biomètrica: la tecnologia biomètrica, com la signatura biomètrica manuscrita, ha permès una autenticació encara més segura i única per a cada individu.
Signatures electròniques basades en claus d’un sol ús: conegudes com a OTP per les seves sigles en anglès, involucren l’enviament d’una contrasenya única a través de missatges de text o aplicacions mòbils. Aquesta contrasenya temporal valida la transacció.
Signatures electròniques mitjançant certificats digitals de signatura centralitzada: aquests certificats s’emeten per una autoritat certificadora. Aquesta autoritat també està acreditada per prestar el servei de custòdia dels certificats digitals, assegurant en tot moment que la clau privada estigui sota el poder exclusiu del signant. Aquests certificats són especialment útils en entorns corporatius on es necessita una gestió centralitzada de les signatures electròniques.
Signatura electrònica i automatització
La integració d’aquests tipus de signatures electròniques en fluxos de treball automatitzats ha revolucionat la forma en què les empreses realitzen transaccions i gestionen documents.
- Fluxos de treball de signatura electrònica automatitzada: els documents es poden enviar automàticament a les parts interessades, que poden signar electrònicament utilitzant el mètode preferit. Amb l’ajuda de l’automatització, els documents es poden arxivar i compartir segons les regles predefinides.
- Verificació i validació automàtiques: els sistemes de gestió documental poden verificar automàticament l’autenticitat de les signatures, assegurant que es compleixin els estàndards de seguretat i compliment normatiu.
Casos d’ús de la signatura electrònica
Les possibilitats de la signatura electrònica són diverses i van més enllà de simplement substituir la signatura en paper. Alguns casos d’ús inclouen:
- Contractes comercials: els contractes entre empreses es poden signar electrònicament per accelerar el procés i reduir els costos.
- Documents legals: documents legals com ara poders notarials i testaments es poden signar electrònicament, garantint la seva autenticitat.
- Sol·licituds de préstecs: les sol·licituds de préstecs i els acords financers es poden signar electrònicament per a una experiència sense paper.
- Facturació electrònica: les factures es poden signar electrònicament per al seu enviament i recepció sense problemes.
- Documents de recursos humans: contractes laborals, acords de confidencialitat i altres documents de recursos humans es poden signar electrònicament per a una gestió més eficient.
Legislació i protecció de dades
La signatura electrònica està regulada per diverses lleis i estàndards per garantir la seva validesa i seguretat. A Europa, el Reglament eIDAS estableix normes per a les signatures electròniques i els serveis de confiança relacionats. A més, és crucial que les empreses compleixin les lleis de protecció de dades, com el RGPD a la Unió Europea, en gestionar informació personal en documents electrònics.
Lleida.net i la seva solució Click & Sign
Lleida.net és una companyia pionera en el camp de les solucions de signatura electrònica i compliment normatiu. La seva innovadora solució Click & Sign ofereix una experiència de signatura electrònica intuïtiva i segura, permetent a les empreses gestionar els seus documents amb confiança i eficiència. A més, compleix al mateix temps amb les regulacions locals i internacionals.
Amb Click & Sign podràs aplicar qualsevol tipus de signatura de les indicades anteriorment. Això et permet ajustar-te als diferents escenaris que requereixi el teu cas d’ús, podent seleccionar entre senzillesa i seguretat segons els requisits de cada operació.
Conclusions
La signatura electrònica no només ha canviat la forma en què les empreses gestionen documents, sinó que també ha transformat la rapidesa i la seguretat amb què es duen a terme les transaccions comercials. La combinació de diversos tipus de signatures electròniques amb solucions d’automatització, com Click & Sign de Lleida.net, permet a les empreses optimitzar els seus processos, reduir els errors i complir amb els estàndards legals i de seguretat.
Si desitges ampliar informació, no dubtis a visitar la nostra web https://www.clickandsign.eu/ca.