Com escollir al teu proveïdor de signatura electrònica

Tens clar que vols fer servir la signatura electrònica a la teva empresa, saps el que és i els avantatges que aporta, però et preguntes: Què he de tenir en compte per escollir un proveïdor de signatura electrònica? En aquest post t’expliquem tots els detalls.

Elegir el proveïdor adequat et garantirà que els documents signats utilitzant la signatura electrònica es podran aportar com a prova en un judici i que la informació confidencial es guardi de manera segura.

Consells per escollir un proveïdor de signatura electrònica fiable

Els consells que pots seguir a l’hora de triar a un proveïdor de signatura electrònica són els següents:

• Investiga al teu proveïdor. Actualment amb internet, les xarxes socials i els fòrums és molt senzill trobar informació sobre qualsevol empresa. Per conèixer al teu proveïdor de signatura electrònica visita la seva pàgina web i busca informació d’altres clients per conèixer les seves impressions, a més, és fonamental que aclareixis qualsevol dubte abans de decidir.
• Mètodes d’identificació dels signants fiables. Un dels aspectes fonamentals perquè la signatura electrònica sigui segura és que els mètodes per identificar els signants siguin fiables. La identificació digital es defineix en l’article 3 apartat 1 del Reglament eIDAS de la següent manera:

«Identificació electrònica», el procés d’utilitzar les dades d’identificació d’una persona en format electrònic que representen de manera única a una persona física o jurídica o una persona física que representa una persona jurídica.

En aquest sentit el proveïdor de signatura electrònica ha d’aportar la tecnologia necessària per a la identificació inequívoca de cada signant a través de dades biomètriques o d’identificació de doble factor, per exemple.

• Facilitat a l’hora d’integrar amb altres aplicacions. Ha de ser fàcil integrar la signatura electrònica mitjançant API, així com amb altres eines. D’aquesta manera el procés de contractació s’integrarà a les eines que s’utilitzin habitualment en el teu negoci.
• Simplicitat en l’ús. Si una aplicació és difícil d’usar, acabarà per no utilitzar-se, per això és fonamental que el teu proveïdor de signatura electrònica aporti una solució que sigui fàcil d’usar tant per a tu com per als signants dels documents. És important que no calgui instal·lar-se cap aplicació i que es pugui signar amb qualsevol dispositiu (mòbil, Tauleta o ordinador).
• Informació sobre el procés de signatura. El proveïdor de signatura electrònica haurà d’aportar-te informació sobre com evoluciona el procés de signatura: qui ha signat i qui no, quan i si falta algun document que s’hagi d’annexar. Amb aquestes dades es podran fer recordatoris a les persones que estan pendents de signar.
• Creació d’un document d’evidències electròniques. Perquè la signatura electrònica pugui utilitzar-se com a prova en un judici, el proveïdor de signatura electrònica ha d’elaborar un document d’evidències en què s’han d’incloure totes les dades del procés de signatura electrònica.
• Integritat dels documents. El proveïdor de signatura electrònica ha de garantir que els documents signats no han estat modificats de forma fraudulenta després de la seva signatura de manera que es garanteixi la integritat dels documents i els signants no puguin negar que van signar el document.
• Emmagatzematge de documentació. En els processos de signatura s’aporten documents i se signen acords que és important tenir disponibles. En aquest sentit, és important que el teu proveïdor de signatura electrònica garanteixi la disponibilitat i et doni un servei de custòdia documental fiable. A més, la documentació ha d’estar disponible perquè la puguis descarregar en qualsevol moment (tant el que s’hagi signat, com els documents annexos i el document d’evidències).
• Oferta de diferents mètodes per capturar la signatura. Cada procés de signatura és diferent i hauràs de poder triar entre diferents mètodes per capturar la signatura electrònica. Es pot tractar d’un clic en un botó, una signatura manuscrita des del telèfon mòbil, una firma amb dades biomètriques (trets facials, to de la veu o empremtes dactilars, entre d’altres) o una signatura amb un codi d’un sol ús (OTP – One Time Password).
• Pagament només pel que s’utilitza. Pot ser que durant un mes utilitzis la signatura electrònica per signar diversos documents i al mes següent només per un. Per evitar pagar per una cosa que no fas servir, és fonamental que el teu proveïdor de signatura electrònica et doni la possibilitat de pagar només pel que utilitzes sense que hi hagi consums mínims ni quotes mensuals.
• Possibilitat de personalitzar el procés de signatura. El teu proveïdor de signatura electrònica ha de donar-te la possibilitat d’adaptar el procés de signatura a la teva imatge de marca, de manera que els teus clients o signants no se sentin desorientats i que es fomenti la confiança.