¿Necesitas agilizar los procesos de firma de documentos y contratos en tu empresa? En muchas PYMES existen servicios generales como el que presta el departamento legal o el de recursos humanos, en los que se realizan muchos procesos repetitivos y para los que es necesaria la firma de documentos. Por lo tanto, es importante optimizar los procesos para ahorrar tiempo. En este post te contamos las ventajas de la firma electrónica para las PYMES.

Si piensas en el proceso de firma de un contrato con un cliente, verás que tiene varios pasos: el contrato lo elabora el departamento legal o un despacho de abogados externo, se envía a la persona de la empresa responsable de la firma, lo firma cuando puede y envía el original al cliente que, a su vez, lo revisa y firma. En este proceso, puede haber retrasos debido a que el envío del original se hace por correo ordinario, a que la persona que lo tiene que firmar está de vacaciones u otras muchas circunstancias. Con la firma digital, se solucionan todos los inconvenientes. Lo vemos a continuación con las ventajas de la firma electrónica para las PYMES.

¿Cuáles son las ventajas de la firma electrónica para PYMES?

La firma electrónica supone un paso más en la transformación digital de las empresas y aporta ventajas como las siguientes:

  • Seguridad e integridad del contenido de contratos y documentos. Uno de los aspectos más importantes a la hora de firmar contratos entre empresas es que la versión final sea la aprobada y acordada por las partes. La firma digital garantiza que no se puedan hacer alteraciones en el documento, por lo que aporta una gran seguridad.
  • Respeto al medioambiente. El uso de la firma electrónica garantiza el respeto al medioambiente, puesto que se ahorra papel y se reduce el gasto en transporte para el envío, entre otros aspectos.
  • Garantía de identidad de los firmantes. Una de las primeras cosas que se hace cuando se firma un documento es cotejar el DNI de los firmantes para comprobar la identidad. En el caso de la firma electrónica, durante el propio proceso de firma se van obteniendo evidencias como el email, móvil, IP, conexión… que permiten confirmar la identidad del firmante. Además, para desarrollos a medida, se puede incluir la opción de cotejar el DNI.
  • Ahorro de espacio. El papel ocupa espacio físico en la empresa y con la firma electrónica se reduce esa ocupación, por lo que existirá una superficie que se podrá destinar a otras actividades de la empresa.
  • Aumento de la productividad. La agilización de procesos a la hora de firmar documentos digitalmente supone un aumento de la productividad, que es un fundamental para las PYMES.
  • Ahorro de tiempo. Todo el proceso de firma electrónica se realiza de forma online por lo que se reduce el tiempo que se invierte en la firma de documentos en la PYME.
  • Mejora de la atención al cliente. El uso de firma digital hace que los procesos de firma de contratos y otros documentos con clientes sea más rápido de manera que los clientes se sentirán más satisfechos.
  • Seguimiento de la firma. Con la firma electrónica puedes rastrear la firma para saber quién ha firmado el documento, y enviar recordatorios.
  • Firma de documentos desde cualquier lugar. Los documentos se pueden firmar desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
  • Validez legal. La firma electrónica tiene plena validez legal por lo que, en el caso en que sea necesario, un documento firmado digitalmente puede ser utilizado como medio de prueba en un juicio.
  • Uso en diversos tipos de documentos. Una de las ventajas de la firma electrónica para las PYMES es que se puede utilizar para muchos documentos habituales, como los siguientes:
    • Contratos de venta. Con el uso de la firma electrónica las ventas se cierran con mayor rapidez y la PYME puede generar beneficios más rápido.
    • Contratos de trabajo. Los departamentos de recursos humanos invierten mucho tiempo en la tramitación de la firma de los contratos de trabajo. Se puede ahorrar tiempo con la firma electrónica de manera que el trabajador firma el documento con un par de clics. El departamento de recursos humanos también puede utilizar la firma digital para las nóminas o las solicitudes de vacaciones.
    • Presupuestos. Si tienes que firmar un presupuesto de un proveedor lo podrás hacer con rapidez para que puedas recibir el servicio cuanto antes.
    • Acuerdos de confidencialidad. En el tráfico normal entre empresas, en muchas ocasiones, se intercambia información confidencial, por lo que es necesario firmar un acuerdo de confidencialidad. La firma digital agiliza el trámite y permite que la información se envíe antes.

¿Cómo funciona el proceso de firma electrónica?

El proceso de firma electrónica es muy sencillo y tiene los siguientes pasos desde el punto de vista del usuario:

  • La persona que debe firmar el documento recibe un SMS o un correo electrónico con el enlace donde se encuentra el documento a firmar.
  • La firma se realiza con un código que se recibe por SMS o dando clic en un botón. Si es necesario adjuntar documentos, se puede hacer desde la misma página.
  • Y también existe la opción de firmar de manera manuscrita desde cualquier dispositivo móvil como puede ser un smartphone o una tablet, lo que se denomina firma biométrica.

Se trata de un proceso rápido y totalmente seguro, que cumple todos los requisitos legales para que el documento sea válido.

Por lo tanto, las ventajas de la firma electrónica para las PYMES son numerosas porque ayuda a que tu empresa tenga una ventaja frente a sus competidores y aumente su eficiencia.