Pendant longtemps, la signature des documents lors des processus administratives des entreprises s’est effectué sur papier, mais la transformation numérique s’est accélérée et de nos jours il existent de nombreuses alternatives pour présenter des documents, faire et envoyer des factures ou signer des contrats sans imprimer et signer au stylo. Il est courant de confondre les termes, alors dans cet article nous voulons vous expliquer les différences entre signature numérique, signature électronique et signature numérisée.
Différence entre signature numérique, signature électronique et signature numérisée
Pour pouvoir connaitre la différence entre signature numérique, signature électronique et signature numérisée, il faut définir chaque terme.
Qu’est-ce que la signature électronique?
La signature électronique est définie dans l’article 3 section 10) du règlement européen 910/2014 sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques dans le marché intérieur (aussi connu sous le nom de règlement eIDAS), qui établit ce qui suit:
«signature électronique » données au format électronique annexées à d’autres données électroniques ou associées logiquement aux utilisées par le signataire pour signer.
Qu’est-ce que la signature numérique?
La signature numérique est un concept technique qui consiste en un mécanisme de cryptage pour vérifier l’authenticité d’un message ou d’un document numérique. Généralement, le mécanisme utilise la cryptographie à clé publique et est basé sur trois algorithmes : un algorithme de génération de clé, un algorithme de signature et un algorithme de vérification.
La signature numérique offre au destinataire du document ou de la communication trois certitudes :
- Authentification : le destinataire du message signé numériquement peut identifier l’entité d’origine de ladite communication.
- Non-répudiation : l’entité d’origine ne peut nier avoir signé la communication ou le document.
- Intégrité : le document ou la communication est resté inaltéré depuis le moment où il a été signé.
Qu’est-ce que la signature numérisée ?
Il est important de ne pas confondre la signature numérique et la numérisée. La signature numérisée s’obtient avec la numérisation (scan) d’une signature manuscrite. Il est possible de l’ajouter à n’importe quel document, sauf pour des processus avec des administrations publiques ou avec le trésor, où l’on utilise la signature numérique. Par exemple, vous pouvez numériser votre signature, l’enregistrer comme une image et l’ajouter aux documents nécessaires. La signature numérisée est légale, mais n’offre aucune garantie.
Les exemples d’utilisation de ce type de signatures sont nombreux. Par exemple, lorsque nous installons des applications sur notre smartphone, ces applications sont toutes signées numériquement, de sorte que l’App Store ou Google Play puisse savoir si l’application a été développée par une organisation connue (authentification de l’origine) et n’a pas été falsifiée (intégrité). Lorsque nous souscrivons Internet ou produisons la déclaration de revenus, nous utilisons plusieurs systèmes de signature électronique en même temps, ce que nous avons déjà expliqué dans l’article Différences entre la signature électronique simple, avancée et qualifiée.
Quelle est le rapport entre les signatures numérique, électronique et numérisée ? La signature numérisée est un type de signature électronique dans laquelle les données associées au document sont celles de l’image de la signature ; C’est ce qu’on appelle une signature électronique simple, qui, comme nous l’avons déjà dit, n’offre aucune garantie. Quant à la signature numérique, c’est aussi un type de signature électronique, même si dans ce cas c’est le type de signature qui offre le plus de garanties.
Conséquence de ses caractéristiques, la signature numérique a les avantages suivants :
- Gain de temps. Les processus de signature sont plus flexibles, car il est possible de signer en tout moment et en tout lieu, depuis tout appareil (ordinateur, portable ou tablette).
- Plus d’efficacité. Les processus pour signer un document sont plus rapides, donc la satisfaction des clients, fournisseurs et employés augmente.
- Augmentation de la durabilité. Le fait d’utiliser la signature numérique réduit les déplacements, donc le combustible ; les impressions, donc le papier, l’encre et l’électricité. De cette manière, on respecte l’environnement et on pari pour la durabilité des entreprises.
- Plus de sécurité. L’un des problèmes de la signature physique d’un document est qu’elle peut être facilement manipulée, ce qui n’est pas possible avec la signature numérique, la rendant plus sécurisée.
Comment utiliser la signature électronique ?
Il existe deux aspects de l’utilisation de la signature électronique :
Du point de vue de l’utilisateur :
- L’utilisateur reçoit un courrier électronique ou un SMS avec un lien vers la page de signature. Il pourra également arriver à la page de signature à partir d’un lien dans le site web d’une entreprise.
- Signature du document. La signature s’effectue avec la saisie d’un code reçu par SMS ou en cliquant sur un bouton. De plus, s’il est nécessaire, l’utilisateur pourra joindre des documents avant de signer.
Du point de vue de l’entreprise :
- Préparation du processus de signature. Il faudra, en premier, configurer le processus de signature en saisissant les étapes à suivre pour effectuer le suivi.
- L’entreprise enverra les documents à signer via courrier électronique ou SMS, ou elle créera un lien de redirection vers la page de signature dans son site web. Il est important que la solution de signature électronique s’intègre avec votre ERP ou CRM à travers une API.
- Finalement, le processus terminera avec la signature du document et sa gestion pour l’ultérieur stockage.
Comme vous savez, il est important de connaître les différences entre la signature numérique et la signature électronique pour les utiliser au bon moment et avec le bon document, en fonction de vos besoins.