Introducció
La signatura electrònica és una tecnologia que permet a individus i empreses signar documents de forma digital, en lloc de fer servir signatures manuscrites en paper. Aquesta autentica la identitat del signant i garanteix que el document no ha estat alterat després de la signatura.
Hi ha diversos tipus de signatura electrònica, que ofereixen diferents nivells de seguretat:
–Signatura electrònica simple: utilitza dades com un nom d’usuari i una contrasenya per identificar el signant.
–Signatura electrònica avançada: requereix informació exclusiva del signant, com una clau criptogràfica.
–Signatura electrònica qualificada: el màxim nivell de seguretat, equivalent a una signatura manuscrita. Requereix un certificat digital emès per una autoritat certificadora.
La signatura electrònica aporta grans beneficis en entorns empresarials, com veurem tot seguit.
Transformant l’entorn laboral
Eficiència que marca la diferència
La implementació de signatures digitals en l’àmbit empresarial ha inaugurat una era d’eficiència sense precedents.
Abans de la signatura electrònica, les empreses havien d’imprimir els documents i enviar-los per correu postal per aconseguir les signatures necessàries i després arxivar-los. Aquest procés podia portar dies o setmanes.
Amb la signatura electrònica, els documents es poden enviar als signants de forma digital i ser signats en qüestió de segons, independentment d’on es trobin. Això accelera enormement els processos empresarials, des de la signatura de contractes i acords fins a l’aprovació de factures i comandes.
A més, en no ser necessària la impressió i enviament de documents físics, també s’estalvia temps en tasques administratives. I com que els documents signats s’arxiven digitalment, no cal dedicar temps a la seva classificació i arxiu.
Reducció de Costos: Un alleujament econòmic
L’estalvi no s’atura en el temps; l’eliminació de la dependència del paper tradueix en reduccions significatives de costos.
En digitalitzar processos que abans requerien impressió, enviament postal, arxiu físic, etc. es generen importants estalvis.
Una de les principals despeses que s’eliminen són les relacionades amb la impressió en paper. Ja no cal imprimir contractes, factures, albarans i altres documents per aconseguir signatures o enviar còpies signades. Tampoc cal invertir en material d’oficina com a paper, tòner per a impressores, etc.
L’enviament postal de documents per recollir signatures també suposa una despesa elevada en segells, sobres, missatgeria, etc. La signatura electrònica permet obtenir signatures de forma telemàtica sense necessitat de recórrer al correu tradicional.
Un bastió de seguretat
A diferència de la signatura manuscrita tradicional, la signatura electrònica permet verificar la identitat del signant i xifrar els documents signats.
-Verificació d’identitat: La signatura electrònica utilitza certificats digitals emesos per entitats certificadores per validar la identitat del signant. Això evita suplantacions d’identitat i garanteix que la persona que signa és realment qui diu que és.
–Xifratge: Els documents signats electrònicament poden ser xifrats per protegir-ne el contingut. Només les persones autoritzades amb la clau privada corresponent podran desxifrar-los i accedir al contingut. Això aporta confidencialitat a la informació.
Per això, la signatura electrònica incrementa notablement la seguretat dels processos empresarials en permetre validar les identitats i xifrar continguts sensibles. Això és clau per protegir la informació de l’empresa.
Productivitat en ascens
En automatitzar tasques manuals com la signatura de documents, s’estalvia temps i s’eviten errors.
Els empleats poden signar contractes, aprovar comandes o validar qualsevol tràmit de forma remota i en qüestió de segons. Això accelera els processos de negoci, ja que els documents no s’han d’imprimir, enviar-se físicament i tornar-se a digitalitzar.
Amb la signatura electrònica, diversos empleats poden signar el mateix document de forma seqüencial, sense necessitat de ser-hi presents físicament. Això permet que els processos flueixin més ràpidament entre departaments o sucursals.
A més, en integrar la signatura electrònica amb altres solucions empresarials com CRM o ERP, es poden crear fluxos de treball automatitzats que preparin, enviïn i arxivin els documents signats sense intervenció manual. Això representa un estalvi de temps molt valuós per a les empreses.
Traçabilitat
La signatura electrònica permet fer un seguiment complet del procés de signatura de documents. Els sistemes de signatura electrònica registren ha signat un document, quan, i des de quin dispositiu o adreça IP.
Això proporciona una pista d’auditoria irrefutable sobre el procés de signatura. Es pot verificar fàcilment qui ha signat realment un document, evitant problemes com negar la signatura o falsificar signatures.
A més, si hi ha múltiples signants, la traçabilitat permet portar registre de l’ordre en què van signar i en quin moment ho van fer. Això assegura la integritat del procés de signatura seqüencial o per lots.
Millora de l’experiència del client
La signatura electrònica millora significativament l’experiència del client en permetre signar contractes i documents de manera ràpida i senzilla sense necessitat d’imprimir, signar, escanejar i enviar documentació física.
En accelerar els processos contractuals, les empreses poden oferir un servei més àgil i eficient als clients. Aquests perceben una empresa moderna, innovadora i compromesa amb la facilitat i comoditat del client.
Mobilitat sense Fronteres
Aquesta tecnologia assegura que els negocis no coneguin límits geogràfics.
Signar documents i accedir-hi des de qualsevol dispositiu i ubicació. Ja sigui des d’un ordinador, tauleta o telèfon intel·ligent, els usuaris poden signar contractes, aprovar transaccions i gestionar documentació sense importar on es trobin.
Això maximitza la mobilitat i flexibilitat dels empleats, clients i socis comercials. Poden completar processos de negoci i signar documents siguin a l’oficina, a casa, de viatge o a qualsevol lloc.
La signatura electrònica funciona a tots els sistemes operatius i navegadors web. No cal descarregar i instal·lar programari especialitzat. Simplement accedint a la plataforma de signatura electrònica a través de qualsevol dispositiu amb connexió a internet és possible signar en segons.
Aquesta accessibilitat universal des de qualsevol ubicació és clau per agilitzar els processos empresarials i comercials actuals, permetent una gestió àgil i flexible sense importar on es trobin les parts involucrades.
Facilitat d’ús
La signatura electrònica ofereix una interfície senzilla i intuïtiva per signar documents de forma ràpida i segura. Els usuaris poden signar amb només uns quants clics, sense necessitat d’imprimir, escanejar o enviar documents físics.
Les solucions de signatura electrònica més avançades permeten signar directament en dispositius tàctils com tablets i smartphones, utilitzant el dit per plasmar la signatura. La signatura es captura i s’integra perfectament al document.
Compliment normatiu
La signatura electrònica compleix la normativa legal vigent i atorga plena validesa jurídica als documents signats digitalment. La Llei 59/2003 sobre signatura electrònica estableix el marc jurídic per a l’ús de signatura electrònica a Espanya, garantint la seva equivalència a la signatura manuscrita.
Els documents signats electrònicament compleixen els requisits legals d’integritat, autenticitat i no repudi. Això vol dir que es pot demostrar la identitat del signant, que el document no ha estat modificat des de la seva signatura i que el signant no pot negar haver signat el document.
L’ús de signatura electrònica facilita a les empreses complir regulacions sectorials específiques, com ara la Llei Orgànica de Protecció de Dades, les normes tributàries o la Llei de Prevenció de Blanqueig de Capitals. Permet demostrar davant d’organismes públics que s’han complert els requisits legals a la gestió documental.
Sostenibilitat
Contribueix a la sostenibilitat en reduir significativament l’ús de paper i la petjada de carboni.
En eliminar la necessitat d’imprimir i enviar documents físics, la signatura electrònica redueix dràsticament el consum de paper. Això és especialment beneficiós per a empreses grans que manegen milers de documents.
A més, en no haver de transportar documents físics, es redueixen les emissions de CO₂ relacionades amb el transport. Per exemple, ja no cal que un missatger porti documents d’una oficina a una altra.
La signatura electrònica també permet un fitxer digital segur de documents signats, eliminant la necessitat d’emmagatzematge físic. Això estalvia espai i recursos.
En general, l‟adopció de la signatura electrònica per part de les empreses té un impacte positiu en termes de sostenibilitat ambiental. Ajuda a reduir la petjada de carboni mitjançant un menor ús de paper i transport físic de documents.
Conclusió
La signatura electrònica ofereix nombrosos beneficis per a les empreses modernes. En automatitzar processos que abans requerien paper, la signatura electrònica estalvia temps i diners. També millora la seguretat, la mobilitat i la productivitat dels empleats.
És fàcil d’implementar i fer servir, compatible amb múltiples plataformes i dispositius, i sostenible per al medi ambient. La seva adopció continuarà creixent a mesura que més empreses reconeguin aquests avantatges.
Les empreses que adopten la signatura electrònica gaudiran d’un avantatge competitiu i estan a punt per prosperar a l’economia digital. És una tecnologia indispensable per a la transformació digital amb èxit de qualsevol negoci.