Si nous pensons au quotidien de n’importe quel centre éducatif, nous nous rendrons compte qu’une multitude de documents sont signés et gérés : certificats, qualifications, conventions de stage, inscriptions, admissions et demandes de bourses, entre autres. Pour tous ces documents, vous pouvez utiliser la signature électronique. Dans cet article, nous allons parler de la signature électronique dans le secteur de l’éducation et de la manière dont elle facilite toutes les procédures qui sont effectuées dans les écoles, les universités ou les centres de formation.
Le règlement eIDAS, entré en vigueur en 2014, a marqué un avant et un après pour les centres éducatifs qui utilisent la signature électronique, puisqu’il reconnaît la signature électronique dans n’importe quel pays membre de l’Union européenne, de sorte que les procédures sont beaucoup plus agiles et rapides.
Avantages de la signature électronique dans le secteur éducatif
Les avantages de la signature électronique dans le secteur éducatif sont les suivants :
– Facilité d’inscription des étudiants. La signature électronique peut être utilisée de n’importe où et avec n’importe quel appareil, de sorte que l’inscription des étudiants dans les centres éducatifs est beaucoup plus facile, quel que soit l’endroit où ils se trouvent. Avec la signature électronique, les étudiants n’auront pas à se déplacer physiquement au centre pour s’inscrire, mais pourront le faire à distance.
– Sécurité avec cryptage des données. Avec la signature électronique, les données des étudiants sont en sécurité, ce qui génère la confiance des utilisateurs qui utilisent la signature. De plus, la réglementation sur la protection des données personnelles des étudiants et des autres utilisateurs est respectée.
– Protection contre la fraude. L’un des problèmes les plus fréquents liés à l’utilisation d’Internet est le vol d’identité. Avec la signature électronique, cette fraude est évitée car l’identité du signataire est vérifiée sans équivoque, par exemple, grâce à des données biométriques telles que l’empreinte digitale, la voix ou l’iris.
– Suppression de l’attente. Pendant de nombreuses années, au moment de l’inscription dans les centres éducatifs, de longues files de personnes se formaient qui devaient attendre même des heures pour effectuer une procédure. Avec la signature électronique, l’attente disparaît puisque toute procédure de signature peut être effectuée numériquement en quelques minutes.
– Validité juridique. La signature électronique des documents dans le secteur de l’éducation est pleinement valable conformément au règlement eIDAS.
– Réduction de la charge administrative. Les différents services des écoles, universités et centres de formation, grâce à la signature électronique, réduisent leur charge administrative et le temps que le personnel consacre à la paperasse. De cette façon, l’efficacité et la coordination entre les services sont améliorées, les erreurs sont réduites et les processus administratifs sont optimisés.
– Signature en masse de documents. Le centre éducatif peut gérer le processus de signature afin que tous les documents nécessaires à l’étudiant soient signés en une seule fois, de cette manière les temps d’attente sont réduits et toutes les procédures sont facilitées.
– Amélioration de la notoriété du centre éducatif. Avec la pandémie due au COVID-19, la transformation numérique du secteur de l’éducation s’est accélérée. Les centres éducatifs ont adopté l’enseignement à distance pendant un certain temps, dans certains cas, et dans d’autres, des modèles hybrides ont été adoptés qui combinent la présence en classe avec des cours à distance. L’utilisation de la signature électronique achève la transformation numérique du secteur éducatif et améliore la notoriété des centres puisqu’ils s’adaptent aux générations de digital natives.
A quoi peut servir la signature électronique dans le secteur de l’éducation ?
Comme nous l’avons vu précédemment, la signature électronique dans le secteur de l’éducation peut être utilisée pour diverses procédures, telles que les suivantes :
– Signature de conventions de stage pour les étudiants entre le centre éducatif et les entreprises.
– Signature de documents académiques tels que titres, bourses ou admissions.
– Signature des documents liés aux résidences, parkings et autres services des centres éducatifs
– Signature de documents bancaires, par exemple, pour autoriser le paiement de l’inscription au centre.
– Signature de contrats de travail avec les enseignants et autres travailleurs du centre.
– Signature de documents de confidentialité ou de documents liés à la protection des données personnelles.
– Signature des budgets des centres.
– Signature des documents de cession des droits d’image.
– Signature des bulletins de paie des employés du centre.
– Signature des contrats, bons de livraison et autres documents avec les fournisseurs.
– Signature des autorisations des parents des élèves.
Comme vous l’avez vu, la signature électronique dans le secteur de l’éducation favorise la transformation numérique du secteur et facilite toutes les démarches administratives des centres, afin qu’ils s’adaptent aux besoins des étudiants actuels, réduisent leur charge administrative et respectent les réglementations applicables.