Saviez-vous qu’il faut 15 arbres pour produire une tonne de papier et qu’un seul arbre fournit de l’oxygène à trois personnes pour respirer par jour? Ce sont des raisons plus que suffisantes pour limiter ou éliminer l’utilisation du papier dans les entreprises. La transformation numérique, en plus d’être une nécessité pour les organisations qui veulent être compétitives, contribue également à la promotion de la responsabilité sociale des entreprises (RSE) et au respect de l’environnement. En ce sens, de nombreuses entreprises parient sur le zéro papier, pour prendre soin de l’environnement et être plus durables. Dans cet article, nous vous expliquons comment la signature électronique contribue à l’élimination du papier dans les entreprises.
Lors qu’on pense au rapport entre les entreprises et l’environnement, on a l’image de la grande industrie avec des cheminées expulsant un nuage de fumée. Cependant, toutes les entreprises peuvent avoir un impacte négatif dans l’environnement par leur utilisation de papier, carburant ou énergie.
Pourquoi est-il important d’éliminer l’utilisation du papier?
Selon le rapport sur les économies sur les factures électroniques d’Ametic, l’économie estimée de l’émission d’une facture électronique est de 63% par rapport au coût de la facture papier. Économiser du papier est un engagement environnemental des entreprises puisque l’on réduit l’utilisation d’énergie, d’eau et d’arbres. Voici quelques informations le confirmant :
– La production d’une seule tonne de papier implique l’abattage de 15 arbres, selon les données du site web aprender.org.
– Pour produire une tonne de papier, on utilise entre 150 000 et 200 000 litres d’eau et 130,6 litres d’eau pour un paquet de 500 feuilles de papier (données de Fundación Canal).
– 7 000 kilowatts / heure sont utilisés pour fabriquer une tonne de papier (données de la Fondation Canal).
En plus de tout ce qui précède, la fabrication du papier implique l’émission de CO2 en conséquence de l’énergie qui doit être utilisée pour transformer la cellulose en papier, la génération de déchets pendant le processus et la consommation de carburant pour le transport.
Il est donc évident que la production de papier doit être réduite si nous voulons prendre soin de l’environnement naturel et parier sur la durabilité.
Comment la signature électronique contribue-t-elle au zéro papier?
Imaginez que vous deviez signer un contrat d’environ 15 pages chacune des trois parties contractantes. Si vous utilisez la méthode traditionnelle, vous imprimerez trois exemplaires (45 pages, et si vous devez apporter des modifications beaucoup plus), vous devrez vous déplacer pour signer (en utilisant la voiture ou un autre moyen de transport utilisant de l’essence ou de l’électricité) et vous signerez à l’encre.
Avec la signature électronique, vous éviterez:
– Imprimer à la fois les documents initiaux et les copies, les annexes ou les documents modifiés s’il y a des avenants à un contrat, par exemple.
– Se déplacer pour signer.
– Classer les documents papier qui prendront de la place dans votre bureau.
– Investir du temps dans la gestion des documents papier ou dans leur recherche lorsque vous en avez besoin.
– Le coût d’entretien du matériel d’impression et le coût d’achat d’encre.
Les clés pour atteindre l’objectif du zéro papier dans votre entreprise
Si vous souhaitez que votre entreprise contribue au respect de l’environnement en éliminant le papier, vous pouvez prendre les mesures suivantes :
– Réaliser un audit des processus de votre entreprise pour savoir lesquels utilisent encore du papier.
– Déterminer les objectifs à atteindre et les délais.
– Communiquer à votre équipe les objectifs fixés et les mesures à mettre en œuvre, ainsi vous trouverez moins de résistance au changement et vous pourrez montrer les avantages du zéro papier.
– Mettre en œuvre les mesures nécessaires:
o Numériser les documents originaux pour pouvoir les archiver correctement en numérique afin qu’ils soient faciles à trouver.
o Utiliser un courrier électronique certifié pour des communications fiables au lieu du fax ou la lettre recommandée.
o Utiliser la signature électronique pour signer des documents tels que des contrats avec des clients, fournisseurs ou travailleurs, des documents de confidentialité, des offres, des devis, etc.
o Implémenter le ticket numérique.
o Miser sur le stockage en nuage pour que tout le monde dans l’entreprise puisse accéder aux documents à tout moment et en tout lieu.
o Former l’équipe à la culture zéro papier.
o Si, à tout moment, vous avez besoin d’utiliser du papier, choisissez du papier recyclé.
– Effectuer un suivi. Parallèlement à tout ce qui précède, il est nécessaire d’effectuer un suivi périodique pour vérifier que toutes les mesures adoptées permettent d’atteindre les objectifs fixés et, dans le cas contraire, d’y apporter des modifications.
Avec la numérisation des documents et les processus de signature et de communication, vous ferez innover votre entreprise et transmettre l’image d’une entreprise consciente et responsable avec l’environnement. De plus, vous augmenterez la productivité et la satisfaction de vos clients et travailleurs.