Avez-vous besoin de rendre flexibles les processus de signature de documents et contrats de votre entreprise ? Beaucoup de PME ont des services généraux comme celui du département juridique ou ressources humaines, qui effectuent des processus répétitifs et nécessitent de la signature de documents. Il est donc important d’optimiser les processus pour gagner du temps. Ce post vous raconte les avantages de la signature électronique pour PME.
Si vous pensez au processus de signature d’un contrat avec un client, vous verrez qu’il comporte plusieurs étapes : le contrat est rédigé par le département juridique ou un cabinet d’avocats externe, il est envoyé à la personne responsable de la signature dans l’entreprise, qui signe le contrat et envoie l’original au client qui, à son tour, le vérifie et le signe. Ce processus peut être retardé par l’envoi de l’original via courrier postal, que le signataire est en vacances ou d’autres circonstances. Avec la signature numérique, tous ces circonstances n’existent plus. Continuons avec la lecture des avantages de la signature électronique pour PME.
Quelles sont les avantages de la signature électronique PME ?
La signature électronique est un pas en avant dans la transformation numérique des entreprises et offre des avantages telles que :
- Sécurité et intégrité du contenu de contrats et documents. L’un des aspects importants à l’heure de signer des contrats entre entreprises est que la version finale soit approuvée et accordée par les parties. La signature numérique garantit la non-altération du document, rajoutant de la sécurité.
- Respect de l’environnement. L’utilisation de la signature électronique garantit le respect de l’environnement grâce à la réduction de papier et de transport pour l’envoi, entre autres.
- Garantie d’identité des signataires. L’une des premières étapes de la signature d’un document est la vérification de la carte d’identité des signataires pour vérifier leur identité. La signature électronique vérifie cette information automatiquement et en ligne.
- Réduction d’espace. Le papier prend de la place dans l’entreprise ; avec la signature électronique l’on réduit l’espace du papier, étant possible d’utiliser l’espace pour d’autres activités de l’entreprise.
- Augmentation de la productivité. L’accélération de processus lors de la signature numérique de documents se traduit en augmentation de la productivité, fondamentale pour les PME.
- Gain de temps. Tout le processus de signature électronique s’effectue en ligne, réduisant le temps investi dans la signature de documents des PME.
- Amélioration du service client. L’utilisation de la signature numérique accélère les processus de signature de contrats et d’autres documents avec les clients, augmentant leur satisfaction.
- Suivi de signature. La signature électronique vous permet d’effectuer un suivi de la signature pour savoir qui a signé le document et envoyer des rappels.
- Signature de documents depuis n’importe où. Les documents peuvent être signés depuis tout dispositif et en tout moment.
- Validité juridique. La signature électronique a une validité juridique pleine, Si nécessaire, un document signé numériquement peut être utilisé comme preuve devant un tribunal.
- Utilisation en différent types de document. L’une des avantages de la signature électronique pour PME est qu’elle peut être utilisée pour beaucoup de documents du quotidien, par exemple :
- Contrats de vente. Grâce à l’utilisation de la signature électronique des ventes sont conclues plus rapidement et la PME peut générer des bénéfices plus rapidement.
- Contrats de travail. Les départements de ressources humaines investissent beaucoup de temps dans le traitement de la signature des contrats de travail. Il est possible, grâce à la signature électronique, de gagner du temps, car l’employé peut signer le document en deux cliques. Le département de ressources humaines peut également utiliser la signature numérique pour les fiches de paie ou la demande de congés et vacances.
- Budgets. Il est possible de signer un budget d’un fournisseur et ainsi recevoir le service plus rapidement.
- Accords de confidentialité. Dans le trafic quotidien entre entreprises l’on échange des informations confidentielles, étant nécessaire de signer des accords de confidentialité. La signature numérique accélère le traitement et permet un envoi d’information plus rapide.
Comment le processus de signature électronique fonctionne-t-il ?
Le processus de signature électronique est très simple. Depuis le point de vue de l’utilisateur existent les étapes suivantes :
- Le signataire reçoit un SMS ou un courrier électronique contenant le lien où se trouve le document à signer.
- La signature s’effectue avec un code reçu par SMS ou en cliquant sur un bouton. Il est possible de joindre des documents depuis la même page.
Il s’agit d’un processus rapide et complètement sécurisé qui respecte toutes les exigences légales pour que le document soit valide.
Ainsi, les avantages de la signature électronique pour PME sont nombreux, aidant votre entreprise à avoir des avantages face à la concurrence et à augmenter son efficacité.