Besoin d’économiser et d’optimiser les processus de signature de documents ? La signature électronique est la solution, mais il faut connaître les différents types existants. Dans cet article, nous allons nous concentrer sur la signature OTP : en quoi consiste-t-elle, cas d’utilisation, différences avec d’autres types de signatures et avantages.
Qu’est-ce que la signature OTP ?
La signature OTP (One Time Password ou code à usage unique) consiste à utiliser un code numérique à usage unique pour signer des documents. Le code est valide que quelques minutes, et après ce délai, il n’est plus valide. Il faut donc en demander un autre.
La procédure pour la signature OTP est la suivante :
- Le signataire lit le document à signer.
- Au moment où le signataire accède aux documents, ou lors qu’il souhaite les signer, en fonction de la configuration, le système génère le code OTP et l’envoie au numéro de portable du signataire.
- Le signataire saisit le code et le système génère une suite de preuves électroniques pour accréditer que le document a été signé numériquement.
Avantages de la signature OTP
La signature OTP de documents offre les avantages suivants :
- Davantage de sécurité. Le code est envoyé via SMS au téléphone d’une personne spécifique, donc il est très compliqué qu’il existe une fraude à l’identité ou d’autre type. Autre, le code est à usage unique et valide pour un temps limité, augmentant la sécurité.
- Légalité. Pour qu’une signature électronique soit considérée comme avancée, elle doit remplir les exigences établies par le Règlement 910/2014 du parlement européen (Règlement eIDAS). Ce règlement établit plusieurs éléments pour décrire l’existence d’une signature électronique avancée :
- Le lien unique entre la signature et le signataire.
- L’identification du signataire.
- La création de la signature en utilisant les moyens de création de la signature que le signataire puisse utiliser, avec haut niveau de confiance et sous son contrôle exclusif.
- Le lien entre la signature et les données signés, de manière que l’on puisse détecter toute altération ultérieure.
Tous les codes OTPs générés pour signer ne peuvent pas être considérés comme une signature électronique avancée, car beaucoup de ces codes ne respectent pas ces exigences. Dans les cas de Click & Sign, les OTPs que nous générons sont semi-aléatoires : elles sont générées partiellement à partir de données permettant de lier le code au signataire et aux documents à signer, mais sans qu’il existe de prédiction possible.
- Simplicité.Le signataire n’a besoin d’aucune connaissance spécifique ni de l’installation d’applications sur son portable. Il s’agit donc d’un système de signature très simple.
- Gain de temps et de ressources. Le processus de signature OTP est rapide, car il permet de signer en quelques secondes, en tout lieu et en tout moment. De plus, ce type de signature n’entraine aucun frais pour le signataire, et se traduit dans des économies en ressources pour le sollicitant de la signature, car aucun déplacement ni impression en papier n’est nécessaire.
- Inaltérabilité. L’horodatage du document signé garantit que la signature a été effectuée à un moment précis, avec le code envoyé à une heure précise et à un numéro spécifique. Une fois toutes ces données générées, elles ne peuvent pas être altérées ou effacées.
- Universalité. Le seul langage compris par tous les téléphones portables de nos jours est le SMS, étant le seul système 100% compatible avec tous les dispositifs actuels.
Dans quels cas la signature OTP peut-elle être utilisée ?
La signature OTP peut être utilisé dans de nombreux cas de signature de documents ayant besoin d’une sécurité supplémentaire et une certaine vitesse du processus de signature, tels que :
- Signature d’une police d’assurance de véhicule, logement ou responsabilité civile, par exemple.
- Signature d’un contrat avec un opérateur de télécommunications, par exemple, pour souscrire un abonnement internet, portable ou de téléphonie fixe.
- Signature d’opérations bancaires telles que des virements.
- Signature d’achats en ligne.
- Signature de contrats avec fournisseurs.
- Signature des contrats de travail.
Ainsi, la signature OTP peut être utilisée dans de nombreux secteurs pouvant bénéficier des avantages détaillés et rendre leurs gestions plus simples.