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La pandemia del COVID-19 ha modificado radicalmente nuestra vida tal y como la conocíamos hasta ahora y uno de los aspectos que más destacan es la aceleración de la transformación digital de las empresas. Parece que un cambio que podía haber tardado años en realizarse, se ha realizado en pocos meses, pero todavía queda mucho trabajo por hacer. El uso de la firma electrónica, también se ha multiplicado debido a la pandemia y a la nueva forma de trabajar que han tenido que utilizar las empresas.
El estudio DT Index elaborado por Dell Technologies puso de manifiesto que 8 de cada 10 organizaciones han acelerado algunos programas de transformación digital este año y el 79% están reinventando su modelo de negocio.
Por otro lado, según la información aparecida en biton.es 6 de cada 10 países del mundo ya utilizan la firma electrónica y se prevé que el uso de la firma electrónica siga aumentando.
Finalmente, debemos destacar que en Click&Sign hemos observado un aumento considerable del uso de la firma electrónica en 2020 sobre todo entre los meses de abril y junio y en el mes de septiembre. Si comparamos los datos de junio de 2019 y junio de 2020 se produjo un aumento del 598,81% y si comparamos diciembre de 2019 con diciembre de 2020 el aumento es del 609,44%. Las cifras lo dicen todo, la firma electrónica forma parte ya del día a día de muchas empresas.
Departamentos en los que se ha impulsado el uso de firma electrónica durante la pandemia
Debido a la pandemia del COVID-19 muchas empresas se vieron obligadas a cerrar sus centros de trabajo e implantar el trabajo a distancia, esto supuso un gran esfuerzo de transformación digital para empresas que, hasta ese momento, no estaban preparadas. El uso de la firma electrónica ha sido fundamental para muchos departamentos. Veamos algunos ejemplos:
- Los departamentos de recursos humanos. Son departamentos que necesitan realizar un gran número de gestiones que conllevan firmas de documentos: nóminas, contratos de trabajo, despidos, contrataciones etc. Todas estas gestiones se han podido realizar gracias al uso de firma electrónica.
- El departamento de ventas es otro de los grandes beneficiados por el uso de la firma electrónica. Los contratos con los clientes se pueden firmar de forma sencilla con una firma electrónica que permite a la empresa comenzar a facturar antes y al cliente disfrutar más rápido del servicio contratado.
- El departamento legal también ha tenido que utilizar la firma electrónica para la firma de contratos, documentos mercantiles, laborales, comunicaciones, etc.
- El departamento que gestiona las compras de la empresa también necesita la firma electrónica para firmar presupuestos y acuerdos con proveedores de productos y servicios.
- Los directivos de la empresa deben aprobar con su firma multitud de documentos cada día, por lo que, para facilitar el trámite y ahorrar tiempo, la firma electrónica es una buena solución.
- En los departamentos de finanzas se realizan numerosas gestiones diarias con facturas, pagos, presupuestos y otros tipos de documentos que necesitan ser firmados. Con la firma electrónica se obtiene una garantía, ya que es legalmente válida y segura.
¿Qué beneficios ha aportado el uso de la firma electrónica durante la pandemia?
El reto de las empresas durante los meses de confinamiento fue el de continuar con su actividad, esto supuso que se adoptara la firma electrónica para obtener determinados beneficios como los siguientes:
- Lograr que los procesos continuaran como hasta ese momento a pesar de que se tuvo que modificar la forma de realizarlos. Por ejemplo, para firmar un contrato de trabajo hasta el inicio del confinamiento se gestionaba la firma de un documento físico por parte del trabajador y del empresario, pero, se modificó el proceso para que la firma se pudiera hacer digitalmente.
- Obtener rapidez en los procesos. La firma electrónica no solo ayuda a que los procesos no se interrumpan, sino también a que sean más rápidos, de manera que se incrementa la satisfacción de los clientes y de los empleados. Es posible firmar un documento desde cualquier lugar, en cualquier momento y con cualquier dispositivo.
- Facilitar el trabajo a distancia. Muchas empresas, hasta el momento, no se habían planteado la posibilidad de enviar a sus trabajadores a trabajar desde casa, pero cuando se ha convertido en una necesidad y no en una opción, han tenido que adaptar el trabajo para que se puedan hacer reuniones virtuales, acceder a información en la nube, firmar documentos y, en definitiva, seguir trabajando.
- Impulsar la innovación. Las empresas se mueven en mercados con una competencia cada vez mayor y la innovación tecnológica permite competir en igualdad de condiciones e, incluso, adelantar a otras empresas. Adoptar tecnologías que impulsen a las empresas en ese sentido puede ayudar a que aumenten su cuota de mercado.
- Agilizar las validaciones. En las empresas muchas compras o contrataciones deben ser validadas con la firma de un directivo y con la firma electrónica las validaciones son más rápidas y no hay retrasos innecesarios.
Tal y como has visto, la pandemia provocada por la COVID-19 ha modificado la forma en la que trabajamos y nos ha hecho ver que la digitalización no solo es posible, sino también necesaria y, además, aporta numerosos beneficios tras haberla probado. La firma electrónica es un pilar de la transformación digital de las empresas y una herramienta clave en las gestiones diarias de cualquier organización.
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