En las relaciones entre empresas o entre empleados y proveedores y empresas, muchas veces se maneja información sensible cuyo conocimiento público podría ocasionar daños a la organización, por lo que es necesario firmar un acuerdo de confidencialidad. En este post queremos contarte las ventajas y los pasos a seguir para firmar un NDA digitalmente.
La firma física de un NDA (Non Disclosure Agreement) supone numerosos inconvenientes como los siguientes:
- El acuerdo debe ser impreso en papel, por lo que se gasta papel, tinta y electricidad.
- Las partes se deben desplazar para firmar y, para ese desplazamiento, consumirán energía, sobre todo en los casos en que las partes vivan en países o ciudades diferentes.
- Todo el proceso supone tiempo, por lo que la firma se podría retrasar varios días y producir un perjuicio para que se inicie la actividad o se firme un contrato.
¿En qué casos se puede utilizar la firma electrónica de un NDA?
Los NDA son acuerdos de confidencialidad que se suelen firmar para proteger productos, procesos, servicios o relaciones empresariales o laborales. La firma del NDA supone que si una de las partes revela la información calificada como confidencial deberá afrontar las consecuencias legales de ese hecho: indemnizaciones, compensaciones, demandas etc.
En el ámbito empresarial los NDA se utilizan en muchos casos como los siguientes:
- Cuando un emprendedor presenta un nuevo proyecto a sus inversores o posibles socios se suele firmar un NDA para que no se difunda la información de forma que no llegue a los competidores o al mercado.
- En el caso en que los empleados o socios accedan a información financiera de la empresa o estrategias de la organización.
- Cuando se contrata a un empleado o directivo.
- Cuando se contrata a un proveedor.
- En el caso en que se compre o se venda una sociedad mercantil o un activo.
La lista es larguísima y en el ámbito empresarial los NDA se utilizan en muchos casos para proteger la información que se intercambia.
Ventajas de firmar un NDA digitalmente
La firma electrónica o digital de un NDA supone una serie de ventajas como las siguientes:
- El documento se puede firmar en cualquier momento y lugar, con independencia del lugar en el que se encuentren las partes.
- El contrato o la actividad entre las empresas podrás ser firmado o iniciado antes.
- Es posible hacer seguimiento de la firma y saber quién ha firmado, quién no y enviar avisos a los firmantes pendientes.
- En el caso en que deba probarse la firma del acuerdo de confidencialidad ante un juez u otro organismo, las evidencias electrónicas que se generan durante el proceso de firma sirven como prueba en juicio.
- En el caso de Click & Sign la ventaja adicional es que solo pagas por lo que usas sin necesidad de gasto mínimo o permanencia.
¿Qué pasos hay que seguir para firmar un NDA electrónicamente?
Para firmar un NDA electrónicamente con Click & Sign se pueden seguir los siguientes pasos:
- En primer lugar, se debe elaborar el NDA que se quiere firmar. Para ello el documento deberá especificar:
- Los datos identificativos de las partes.
- La información que se considera confidencial.
- La duración del acuerdo de confidencialidad. El NDA puede tener una duración hasta que finalice el contrato o durar varios años, en función del tipo de datos que se intentan proteger.
- La penalización en el caso en que una de las partes no respete el acuerdo.
- A continuación, deberás darte de alta en Click & Sign y crear tu perfil para acceder al Back office.
- La configuración del envío del documento para la firma es el siguiente paso. Tendrás que incluir el tipo de firma (se pueden combinar varios) y cómo se activa la firma.
- El siguiente paso consiste en seleccionar la plantilla que quieres utilizar para el correo o el SMS con el que enviarás el enlace del documento a firmar, añadir el NDA que deseas firmar y configurar la documentación que deberán aportar los firmantes (DNIs, por ejemplo).
- Una vez hecho todo lo anterior, a través del Back office podrás hace un seguimiento de los envíos para saber quién ha firmado el NDA y en qué momento, quién falta por firmar y cuándo se ha finalizado el proceso de firma.
- Con toda la información del proceso de firma digital del NDA, Click & Sign elabora un documento de evidencias que contiene los datos de la firma: identificación de los firmantes, documentos firmados, fechas de cada paso del proceso, etc. Podrás descargar el documento de evidencias cuando lo necesites y la plataforma de Click & Sign guardará la información durante un plazo de tiempo de cinco años.
Como consecuencia de todo lo anterior, firmar un NDA electrónicamente aporta numerosas ventajas a las empresas y supone un salto hacia la transformación digital que facilita y simplifica el trabajo del día a día. Los documentos firmados electrónicamente tienen total validez legal; no dudes en probar la firma electrónica si te hemos convencido de la multitud de ventajas que te ofrece la misma.