Necessites agilitzar els processos de signatura de documents i contractes a la teva empresa? A moltes PIMES existeixen serveis generals com els que proporciona el departament legal o el de recursos humans, en els quals es realitzen molts processos repetitius i on és necessària la signatura de documents. Per això, és important optimitzar els processos per estalviar temps. En aquest post t’expliquem els avantatges de la signatura electrònica per a PIMES.

Si pensem en el procés de signatura d’un contracte amb un client, veurem que existeixen diferents passos: el contracte l’elabora el departament legal o un despatx d’advocats extern, després s’envia a la persona responsable de la signatura, el signa quan pot i envia l’original al client que, al mateix temps, el revisa i el signa. Durant aquest procés poden produir-se retards, ja sigui perquè l’enviament de l’original es fa per correu ordinari, perquè la persona que l’ha de signar està de vacances o, per altres circumstàncies. Amb la signatura digital, aquests inconvenients queden solucionats. Ho veiem a continuació amb els avantatges de signatura electrònica per a PIMES.

Quins són els avantatges de la signatura electrònica per a PIMES?

La signatura electrònica suposa un pas més en la transformació digital de les empreses i aporta avantatges com els següents:

  • Seguretat i integritat del contingut de contractes i documents. Un dels aspectes més importants a l’hora de signar contractes entre empreses és que la versió final sigui l’aprovada i acordada per les parts. La signatura digital garanteix que no es puguin realitzar alteracions en el document, motiu pel qual aporta una gran seguretat.
  • Respectuós amb el medi ambient. L’ús de la signatura electrònica garanteix el respecte al medi ambient, donat que s’estalvia paper i redueix la despesa del transport per a l’enviament, entre altres aspectes.
  • Garantia d’identitat dels signants. Una de les principals accions que es porta a terme quan se signa un document és comprovar el DNI dels signants per assegurar-ne la identitat. Amb la signatura electrònica aquesta comprovació es realitza de forma automàtica i online.
  • Estalvi d’espai. El paper ocupa espai físic a l’empresa i amb la signatura electrònica es redueix aquesta ocupació, per tant aquesta superfície es podria destinar a altres activitats de l’empresa.
  • Augment de la productivitat. L’agilització de processos a l’hora de signar documents digitalment suposa un augment de la productivitat, que és fonamental per a les PIMES.
  • Estalvi de temps. Tot el procés de signatura electrònica es realitza de forma online, reduint el temps que s’inverteix en la signatura de documents de la PIME.
  • Millora en l’atenció al client. L’ús de la signatura digital fa que aquests processos de signatura de contractes i d’altres documents amb clients siguin més ràpids, de manera que els clients se sentiran més satisfets.
  • Seguiment de la signatura. Amb la signatura electrònica pots fer un rastreig per saber qui ha signat el document, i enviar recordatoris.
  • Signatura de documents des de qualsevol lloc. Els documents es poden signar des de qualsevol dispositiu i en qualsevol moment.
  • Validesa legal. La signatura electrònica té plena validesa legal i en cas necessari, un document signat digitalment pot ser utilitzat com a mitjà de prova en un judici.
  • Utilització per a diferents tipus de documents. Un dels avantatges de la signatura electrònica per a PIMES és que es pot utilitzar per a diferents documents habituals com ara els següents:
    • Contractes de venda. Amb la utilització de la signatura electrònica les vendes es tanquen amb més rapidesa i la PIME pot generar beneficis més ràpidament.
    • Contractes de treball. Els departaments de recursos humans inverteixen molt de temps en la tramitació de la signatura dels contractes de treball. Es pot estalviar temps amb la signatura digital de manera que el treballador signa el document amb un parell de clics. El departament de recursos humans també pot utilitzar la signatura digital per enviar les nòmines o per les sol·licituds de vacances.
    • Pressupostos. Si has de signar un pressupost d’un proveïdor, podràs fer-ho amb rapidesa i per tant, rebre abans el servei sol·licitat.
    • Acords de confidencialitat. En moltes ocasions s’intercanvia informació confidencial entre empreses i és necessari signar un acord de confidencialitat. La signatura digital agilitza el tràmit i permet que la informació s’enviï abans.

Com funciona el procés de signatura electrònica?

El procés de signatura electrònica és molt senzill i es realitza mitjançant els següents passos, des del punt de vista de l’usuari:

  • La persona que ha de signar el document rep un SMS o un correu electrònic amb un enllaç on es troba el document a signar.
  • La signatura es realitza mitjançant un codi que es rep per SMS o clicant en un botó. A més, si es necessita adjuntar documents, es pot fer des de la mateixa pàgina.

Es tracta doncs d’un procés ràpid i totalment segur, que compleix amb tots els requisits legals perquè el document sigui vàlid.

Hem vist que els avantatges de la signatura electrònica per a PIMES són nombrosos, perquè ajuden a fer que la teva empresa tingui avantatja davant dels competidors i n’augmenta l’eficiència.