Muchos avances tecnológicos han suscitado dudas durante sus inicios y lo mismo ha ocurrido (y sigue ocurriendo) con la firma electrónica avanzada. A veces, la desinformación o la mala información nos genera inquietudes y podemos llegar a tener ideas equivocadas sobre la firma electrónica avanzada. En este post te contamos cuáles son las más frecuentes y te explicamos todos los detalles para que sepas cómo funciona.

Sin duda, el uso de las nuevas tecnologías ha supuesto una tabla de salvación para las empresas durante la pandemia que estamos viviendo. Hemos visto como se utilizaban las reuniones virtuales o las comunicaciones digitales más que nunca, y, en este contexto, también se ha desarrollado el uso de la firma electrónica para firmar toda clase de documentos.

¿Qué es la firma electrónica avanzada?

Tal y como se deriva de la regulación a nivel europeo de la firma electrónica, contenida en el Reglamento eIDAS, existen tres tipos de firma electrónica: la simple, la avanzada y la cualificada. La firma electrónica avanzada es aquella que cumple los requisitos del artículo 26 del Reglamento eIDAS que son los siguientes:

  • Vinculación al firmante de manera única.
  • Permitir la identificación del firmante.
  • Creación de la firma utilizando datos que solo el firmante conoce y que tiene bajo su control exclusivo.
  • Vinculación entre la firma y los datos del documento de manera que no se puedan alterar.

La firma electrónica avanzada, por lo tanto, es un método seguro para la firma de documentos como contratos, presupuestos o para realizar trámites con la administración.

Ideas equivocadas sobre la firma electrónica avanzada

El uso de la firma electrónica se ha extendido durante los últimos años, pero todavía existen ideas equivocadas sobre la firma electrónica avanzada que es necesario conocer y aclarar. Las más frecuentes son las que detallamos a continuación:

Es lo mismo usar la firma electrónica avanzada que firmar un contrato en papel y enviarlo escaneado. Esta es una de las ideas equivocadas sobre la firma electrónica avanzada más frecuente. No es lo mismo imprimir un contrato en papel y enviarlo escaneado que firmar un contrato con firma electrónica avanzada. En el primer caso no se garantiza la identidad del firmante, ni que el documento no ha sido modificado, mientras que la firma electrónica avanzada aporta una total seguridad sobre estos extremos de manera que puede ser utilizada como prueba en juicio.

  • La firma electrónica avanzada es muy complicada de utilizar. Con Click & Sign la firma electrónica de documentos es sencilla puesto que no requiere que se instale ninguna aplicación y se puede utilizar en cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.
  • La firma electrónica avanzada no tiene validez legal. La validez de la firma electrónica avanzada está reconocida por el artículo 25 del Reglamento eIDAS que establece que:
    1. No se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba en procedimientos judiciales a una firma electrónica por el mero hecho de ser una firma electrónica o porque no cumpla los requisitos de la firma electrónica cualificada.
    2. Una firma electrónica cualificada tendrá un efecto jurídico equivalente al de una firma manuscrita.
    3. Una firma electrónica cualificada basada en un certificado cualificado emitido en un Estado miembro será reconocida como una firma electrónica cualificada en todos los demás Estados miembros.

Como consecuencia de lo anterior, la firma electrónica es totalmente válida y se puede utilizar como prueba en un procedimiento judicial.

  • La firma electrónica avanzada requiere una gran inversión. Con la solución de firma electrónica avanzada de Click & Sign solo pagas por lo que usas, sin que haya cuotas fijas o periodos de permanencia. De esa forma sabrás lo que vas a pagar desde el inicio.
  • La firma electrónica avanzada no se puede utilizar como prueba en juicio. Esta es otra de las ideas equivocadas sobre la firma electrónica avanzada más frecuentes. Muchas personas piensan que la firma electrónica avanzada no tiene la misma validez que la firma manuscrita y que, por lo tanto, no puede ser utilizada como una prueba en un procedimiento judicial. Sin embargo, tal y como se deriva de la regulación del artículo 25 del Reglamento eIDAS que hemos visto antes, la firma electrónica avanzada es totalmente válida como prueba en juicio y si fuera impugnada por la otra parte en el juicio podría solicitarse un informe pericial.
  • La firma electrónica no se puede utilizar en cualquier empresa. Esta afirmación no es cierta. Cualquier empresa con independencia de su tamaño o del sector en el que realice su actividad puede utilizar la firma electrónica. En todas las empresas cada día se firman contratos y otros documentos con proveedores, clientes, colaboradores o trabajadores.

Las ideas equivocadas sobre la firma electrónica avanzada y otras tecnologías innovadoras hacen que algunas empresas no avancen hacia la digitalización y se nieguen a probar la firma electrónica e integrarla en su sistema, haciendo así que pierdan cuota de mercado y que sus beneficios se reduzcan. Saber cómo funciona esta tecnología ayuda a derribar barreras y a saber que es segura y fiable.